Beratung & Prozesse · Prozessoptimierung
Stufe 3 unseres Vorgehens: Wir verbessern Ihre Prozesse, bevor sie digitalisiert werden. Denn schlechter Prozess plus neue Software ergibt nur einen schnelleren schlechten Prozess.
Kurz & direkt
Grundlagen
Drei Verwirrungs-Punkte vorab, weil sie über den Erfolg entscheiden:
Viele Unternehmen glauben: „Wir holen uns ein neues Tool, dann wird der Prozess besser." Falsch herum. Die Software bildet den Prozess ab – sie verbessert ihn nicht von selbst. War der Prozess vorher chaotisch, wird er digital ebenfalls chaotisch sein, nur schneller. Reihenfolge: erst Prozess verbessern, dann passende Software auswählen – sonst zahlen Sie für teure Customizings.
Lean Management stammt aus der Toyota-Produktion und fokussiert auf Verschwendungs-Reduktion. Kaizen ist die Philosophie kontinuierlicher kleiner Verbesserungen. Six Sigma ist statistik-getriebene Qualitäts-Optimierung. Für den Mittelstand sind das Werkzeuge im Werkzeugkasten – wir wählen die Methode passend zum Problem, nicht umgekehrt.
Optimierung ist ein Prozess – KVP, der kontinuierliche Verbesserungs-Prozess. Wir starten typisch mit einem Initial-Sprint (großer Sprung), gefolgt vom KVP-Aufbau (monatliches Verbesserungs-Ritual). Sonst rutschen die alten Muster zurück.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Die fünf Hebel
Aus über 100 Mittelstand-Projekten haben wir fünf Hebel identifiziert, die in 80 % der Fälle das beste Verhältnis von Wirkung zu Aufwand bieten:
01
Daten wechseln zwischen Systemen und Medien (Excel → ERP → Papier → E-Mail → DMS). Typisch im Eingangs-Rechnungs-Workflow oder der Auftrags-Abwicklung. Optimierung über Schnittstellen, OCR-Texterkennung und DMS-Workflows. Wirkung: 30–60 % Zeit-Ersparnis im betroffenen Prozess.
02
Dieselbe Information wird mehrfach erfasst – Stamm-Daten in CRM und ERP, Zeiterfassung in Stundenzettel und Projekt-Tool. Optimierung über ein Master-Daten-System und Single-Source-of-Truth-Logik. Wirkung: weniger Fehler, weniger Zeit, weniger Verärgerung.
03
Komplexe Wenn-Dann-Logiken, die Sachbearbeitende verwirren oder Eskalationen verursachen. Optimierung über vereinfachte Entscheidungs-Bäume, klare Eskalations-Schwellen und definierte Verantwortlichkeiten. Wirkung: schnellere Durchlauf-Zeiten, weniger Rückfragen.
04
Vorgänge liegen im Postkorb, weil jemand abwesend oder unklar ist, wer zuständig ist. Optimierung über ein Workflow-System mit definierten SLAs, automatische Vertretungs-Regeln und Eskalations-Automatik. Wirkung: Durchlauf-Zeiten halbiert.
05
Keine eindeutige Zuständigkeit pro Prozess-Schritt – „Wer macht eigentlich die Auftrags-Bestätigung?". Optimierung über eine RACI-Matrix pro Prozess-Schritt. Wirkung: weniger Rückfragen, klarere Erwartungen, weniger Reibung.
Quelle: z1Digital Projekt-Erfahrung, 2026
Vorgehen
Sechs Phasen vom Aufbau auf der Aufnahme bis zum verankerten Verbesserungs-Ritual:
Optimierung baut auf einer strukturierten Prozessaufnahme auf. Ohne sie ist Optimierung Bauchgefühl. Bei Bestandskunden mit guter Doku überspringen wir diesen Schritt.
Aus der Pain-Point-Matrix wählen wir mit der Geschäftsleitung 3–7 Prozesse zum Start. Kriterien: wirtschaftliche Wirkung, Aufwand, Erfolgs-Wahrscheinlichkeit, Stakeholder-Akzeptanz.
Pro Prozess entwerfen wir den Soll-Zustand: Wertstrom-Analyse (Lean), Kaizen-Workshops mit den Sachbearbeitenden, Benchmarking, 5-Why-Analyse für tiefere Ursachen und ein BPMN-light-Diagramm des Soll-Zustands.
Pro Prozess eine konkrete Maßnahmen-Liste: Was wird organisatorisch geändert (RACI, Workflow-Regeln, Schulungen)? Was technisch (Konfigurationen, Schnittstellen, Tools)? Wer ist verantwortlich, bis wann, und wer prüft die Wirkung?
Wir begleiten die Umsetzung – kein „Empfehlung-Übergabe-und-tschüss". Typisch wöchentliche Check-Ins, Workshop-Begleitung beim Roll-Out und bei Bedarf technische Konfigurations-Begleitung.
Optional, aber empfohlen: Wir bauen ein KVP-Ritual auf – monatliche Retrospektive, Verbesserungs-Vorschläge aus dem Team, Erfolgs-Kennzahlen-Tracking. So bleibt Optimierung kein One-Shot, sondern wird Kultur.
Welcher Prozess kostet Sie heimlich am meisten? Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch identifizieren wir den größten Hebel, schätzen die Wirkung und kalkulieren direkt die Förderung.
Erstgespräch vereinbarenKosten
| Paket | Brutto-Kosten | Mit Förderung Eigenanteil |
|---|---|---|
| Quick-Optimierung (3 Prozesse, 4 Wochen) | 4.500–6.500 € | ab 900 € |
| Standard-Optimierung (5–7 Prozesse, 8 Wochen) | 7.500–10.500 € | ab 1.500 € |
| Premium-Optimierung (8–12 Prozesse + KVP, 12 Wochen) | 12.500–18.500 € | ab 2.500 € |
Förder-Quellen: BAFA Modul 1 oder 2, die Thüringer Beratungsrichtlinie sowie ESF Plus bei einer Mitarbeiter-Befähigungs-Komponente. Wir prüfen die Förderfähigkeit im Erstgespräch.
Definition
KVP – Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess
Kostenloses Tool
Was kosten un-optimierte Prozesse Sie heute? Der Cost-of-Inaction-Rechner rechnet es in wenigen Minuten aus — kostenfrei, ohne Anmeldung.
Methodenwahl
| Problem | Empfohlene Methode |
|---|---|
| Produktions-Prozesse mit physischen Material-Flüssen | Lean / Wertstrom-Analyse |
| Verwaltungs-Prozesse mit Wartezeiten | Lean Office |
| Qualitäts-Probleme mit messbaren Daten | Six Sigma (DMAIC) |
| Kontinuierliche mitarbeiter-getriebene Verbesserung | Kaizen / KVP |
| Komplexe IT-getriebene Workflows | BPMN-Modellierung + Workflow-Engine |
| Komplexe Daten-Pfade in IT-Systemen | Process Mining |
Wir kombinieren je nach Problem. Reine Lean-Beratung führt im Mittelstand selten zum Ziel – meist sind Verwaltungs-Prozesse hybrid, also physisch und digital zugleich.
FAQ
Weiterführend
Loslegen
Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch identifizieren wir den größten Hebel, schätzen die Wirkung und kalkulieren direkt die Förderung.
