Dokumentenmanagement · E-Rechnung
Empfang ist seit Januar 2025 Pflicht, der Versand folgt bis 2028. Wir bringen Sie rechtssicher durch die Umstellung – in typisch sechs Wochen, mit Förderung.
Kurz & direkt
Die E-Rechnungs-Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern gestaffelt. Diese vier Stichtage sollten Sie kennen:
Alle B2B-Unternehmen
Empfangs-Pflicht für E-Rechnungen – keine Übergangsfrist, kein Widerspruchsrecht.
Umsatz > 800.000 € (Vorjahr)
Versand-Pflicht – Rechnungen an inländische B2B-Kunden nur noch als E-Rechnung.
Alle übrigen B2B-Unternehmen
Versand-Pflicht für sämtliche B2B-Rechnungen.
Kleinunternehmer § 19 UStG
Vom Versand befreit – müssen aber empfangen können.
Ausnahmen vom Pflicht-Bereich: Kleinbetrags-Rechnungen unter 250 €, Rechnungen an Nicht-Unternehmer (B2C) sowie an juristische Personen, die keine Unternehmer sind.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Definition
Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine E-Rechnung ist kein PDF, keine eingescannte Papier-Rechnung und keine per E-Mail versendete Tabelle.
Definition
E-Rechnung
PDF-Frage
Eine PDF-Rechnung – auch per E-Mail versendet – ist seit dem 01.01.2025 keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Ein PDF enthält visuelle Informationen fürs Auge, aber keine strukturierten Maschinen-Daten; die Verarbeitung bräuchte fehleranfällige OCR-Erkennung.
Ein ZUGFeRD-PDF ist eine E-Rechnung, weil es zusätzlich zum Sichtteil eine eingebettete XML-Datei enthält. Optisch ein normales PDF, technisch eine vollwertige E-Rechnung.
Ablauf
So bringen wir Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zum produktiven Versand – herstellerunabhängig und förderfähig.
Wir prüfen Ihre Rechnungs-Praxis: Erstellen Sie manuell oder mit Software? Welches Format verlässt heute Ihr Haus? Welche Buchhaltung (DATEV, SAP, Sage)? Welche Formate erwarten Ihre wichtigsten B2B-Kunden?
Wir empfehlen das passende Format: Bundesbehörden → XRechnung, B2B-Mittelstand → ZUGFeRD, international → Peppol BIS.
Software-unabhängig: DATEV (bei Steuerberater-Anbindung), sevdesk/Lexoffice/easybill (KMU bis 50 MA), SAP/Sage/Dynamics (ERP) oder humbee als integrierte DMS-Lösung. Wir empfehlen, was zu Ihren Prozessen passt.
Empfangs-Postfach, Workflow Posteingang → Vorprüfung → Buchhaltung → Archivierung, GoBD-konforme Aufbewahrung (10 Jahre, unveränderbar), Integration ins DMS.
Auch wenn die Versand-Pflicht erst 2027/2028 greift: Vorlage umstellen, Test-Versand an Geschäftspartner validieren, schrittweiser Roll-Out – weil Kunden zunehmend E-Rechnungen verlangen.
2-stündige Anwender-Schulung für Erstellung und Empfang, schriftliche Verfahrens-Dokumentation, Geschäftsführer-Briefing zu Compliance-Fragen.
Die Beratungs-Anteile sind förderfähig – BAFA-Unternehmensberatung, Thüringer Beratungsrichtlinie, go-digital. Wir stellen den Antrag mit.
Gesamt-Dauer: typisch sechs Wochen vom Status-Check bis zum produktiven Versand.
Zu den häufigsten Detail-Fragen rund um die E-Rechnung haben wir eigene Seiten:
Empfangs-Postfach und Workflow rechtssicher aufsetzen — die Pflicht, die jedes B2B-Unternehmen seit 2025 trifft.
Mehr erfahren VersandStrukturierte Rechnungen erzeugen und versenden — Vorlagen, Test-Versand und Roll-Out vor der Versand-Pflicht.
Mehr erfahren FormateDie drei EN-16931-Formate im Vergleich — welches zu Behörden, B2B-Mittelstand oder internationalem Austausch passt.
Mehr erfahren Softwaresevdesk, Lexoffice, DATEV, ERP oder humbee — die passende E-Rechnungs-Software nach Unternehmensgröße.
Mehr erfahren DATEVE-Rechnungs-Plattform, -Postfach und DATEV Unternehmen online — die integrierte Lösung für Kanzlei-Mandanten.
Mehr erfahren § 19 UStGVom Versand befreit, aber empfangs-pflichtig — was Kleinunternehmer konkret umsetzen müssen.
Mehr erfahren VereinEmpfangs-Pflicht für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe — was gemeinnützige Organisationen beachten müssen.
Mehr erfahrenUnverbindliche Einschätzung für Ihre E-Rechnung-Umstellung? 30 Minuten, kostenfrei — mit konkretem Umstellungs-Plan und Förder-Kalkulation.
Umstellungs-Plan anfragenBranchen
Sie müssen empfangen können, aber nicht versenden – die Versand-Pflicht greift für Sie dauerhaft nicht. Wer freiwillig E-Rechnungen versendet, hat einen Vorteil bei B2B-Kunden, die nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren.
Empfangs-Pflicht ab 2025 für jeden wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder Zweckbetrieb. Versand-Pflicht nur bei steuerpflichtigen B2B-Leistungen – reine Mitgliedsbeiträge oder ideelle Tätigkeiten fallen nicht darunter.
DATEV bietet mit E-Rechnungs-Plattform und -Postfach eine integrierte Lösung; für Mandanten wird DATEV Unternehmen online der zentrale Zugangspunkt. Details dazu auf unserer Seite E-Rechnung mit DATEV.
Hohe Rechnungs-Volumina an gewerbliche Kunden – die Versand-Pflicht 2027/2028 trifft diesen Sektor besonders. Die Übergangsphase früh nutzen und Workflows automatisieren.
Pflichtangaben
Eine E-Rechnung muss dieselben gesetzlichen Pflichtangaben enthalten wie eine Papier-Rechnung – nur eben strukturiert im XML. Das strukturierte Format gibt diese Felder vor; bei sauber aufgesetzter Software entsteht für Sie kein zusätzlicher Compliance-Aufwand:
Häufige Fehler
01
Tut sie nicht. Das BMF-FAQ ist eindeutig: Ab 2025 muss die Rechnung strukturiert sein.
02
Zu spät – ohne Workflow drohen Fristverstöße, Zahlungsverzug und Compliance-Probleme.
03
Eine Lizenz allein löst keine Pflicht-Frage, wenn die Anwender den Workflow nicht kennen.
Förderung
Die Beratungs- und Schulungs-Anteile sind mehrfach förderfähig:
| Programm | Was wird gefördert | Förderquote |
|---|---|---|
| BAFA-Unternehmensberatung | Strategie + Konzept | 80 % in Thüringen, max. 2.800 € |
| Thüringer Beratungsrichtlinie | Umsetzungs-Begleitung | 50 %, 475 €/Tag |
| go-digital | komplettes Beratungs-Paket | 50 % auf bis 16.500 € |
| ESF Plus | Anwender-Schulungen | 30–80 % je Modul |
Quelle: Rechenbeispiel Thüringer KMU (20 MA), 2026
Rechenbeispiel (Thüringer KMU, 20 MA): Beratungs-Paket 6.500 € netto, minus BAFA-Förderung (2.800 €) und Thüringer Beratungsrichtlinie (1.900 €) ergibt einen Eigenanteil von 1.800 € – eine Förderquote von 72 %.
Kostenloses Tool
Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.
Ratgeber
Sie möchten sich zunächst nur informieren? Unsere Ratgeber erklären die Grundlagen herstellerneutral:
Die E-Rechnung ist Teil unserer Säule Dokumentenmanagement & DMS – dort finden Sie DMS-Auswahl, digitale Archivierung und das papierlose Büro im Überblick.
FAQ
Loslegen
Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihren Status, empfehlen Format und Software und kalkulieren direkt die Förderung.
