Beratung & Prozesse · Softwareauswahl
Strukturiert von der Anforderungs-Klärung zur Vertragsunterschrift — ohne Hersteller-Bindung. Sechs klare Phasen, mit Förderung. Wir empfehlen nie das Produkt, das wir verkaufen, sondern das, das passt.
Kurz & direkt
Warum extern
Drei Risiken entstehen, wenn Sie selbst auswählen:
Risiko 1
Software-Vergleichsportale sind in vielen Fällen Performance-Marketing-Vehikel. Ranking-Positionen sind oft mit Marketing-Investment korreliert. Sie sehen, wer am lautesten ist — nicht, wer am besten passt.
Risiko 2
Die meisten KMU starten mit „Wir brauchen mal ein neues ERP“. Das ist keine Anforderung — das ist ein Verdacht. Ohne strukturierten Anforderungs-Katalog kaufen Sie ein Standard-Produkt und passen Ihre Prozesse an, statt umgekehrt.
Risiko 3
Software-Hersteller haben professionelle Vertriebs-Teams. Mittelständler verhandeln solche Verträge alle 5–10 Jahre. Der Preis-Spielraum bei Lizenz und Wartung ist oft 20–40 % — den nutzen Sie nur, wenn Sie wissen, wie verhandelt wird.
Externe Beratung adressiert alle drei Risiken — und ist häufig günstiger als die Fehl-Kosten, die ohne sie entstehen.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Abgrenzung
Wir verkaufen keine Software und bekommen keine Vertriebs-Provisionen von Herstellern. Unsere Empfehlung ist nicht davon abhängig, wer uns am meisten zahlt.
Bei den großen Häusern startet die Software-Auswahl-Beratung typisch bei 80.000 € — mit Senior-Partner-Modellen und 50-seitigen Präsentationen. Für KMU mit 20–250 MA ist das überdimensioniert.
Wir empfehlen die Auswahl. Wenn Sie wollen, begleiten wir die Einführung — Sie können aber auch nach der Empfehlung eigenständig weiterarbeiten.
Ablauf
So führen wir Sie herstellerunabhängig und förderfähig von der ersten Bestandsaufnahme bis zum verhandelten Vertrag. Typische Gesamt-Dauer: 6–12 Wochen von Kick-Off bis Vertragsunterzeichnung.
Bestandsaufnahme der Software-Landschaft, Interviews mit Fach-Anwendern, Pain-Points-Sammlung und Schnittstellen-Inventur. Output: Ist-Dokument mit Landschaft, Pain-Points und Schnittstellen-Karte.
Strukturierter Lastenheft-light (4–10 Seiten, nicht 80) mit Muss-, Soll- und Kann-Kriterien sowie Mengen-Gerüst. Output: Anforderungs-Katalog nach MoSCoW-Priorisierung.
Marktrecherche, 8–15 Anbieter in einer Übersichts-Matrix, erste Hersteller-Anfragen mit Anforderungs-Auszug und grobe Preis-Indikationen. Output: Longlist mit Anbieter-Profil, Lizenz-Indikation, Hosting-Modell und Referenzen.
3–5 Anbieter, strukturierte Demo-Termine (typisch 90 Min) mit Ihren eigenen Use Cases statt Verkaufs-Demo, detaillierte Angebote und Referenz-Gespräche. Output: Shortlist-Dossier mit Bewertungs-Matrix und Angebots-Vergleich.
Quantitative und qualitative Bewertung, Total-Cost-of-Ownership über 5 Jahre, Risiko-Bewertung und begründete Empfehlung. Output: Empfehlungs-Dokument (15–25 Seiten) mit Matrix, TCO und Argumentation.
Vertrags-Prüfung (Lizenz, Wartung, SLA, Daten-Export, Kündigung), Verhandlungs-Begleitung (typisch 10–30 % Preis-Spielraum), AGB-Prüfung und Pilot-Phase. Output: verhandelter Vertrag und Implementations-Roadmap.
Vor einer Software-Entscheidung? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Anforderungen und sagen ehrlich, ob eine Quick-Auswahl reicht oder die vollen 6 Phasen sinnvoll sind.
Erstgespräch vereinbarenKosten
Drei Paket-Größen, je nach Komplexität. Die rechte Spalte zeigt den Eigenanteil nach BAFA und go-digital:
| Paket | Umfang | Bruttokosten | Mit Förderung |
|---|---|---|---|
| Quick-Auswahl (kleine Tools, 1–2 Anbieter) | 3 Phasen kompakt | 2.800–4.500 € | ab 560 € |
| Standard-Auswahl (ERP/CRM/DMS, 6 Phasen) | volle 6 Phasen | 5.500–9.500 € | ab 1.200 € |
| Premium-Auswahl (komplexe Setups) | erweiterte Recherche + ggf. POC | 9.500–14.500 € | ab 2.200 € |
Förder-Mathematik konkret (Standard-Auswahl, 7.500 € brutto): BAFA-Unternehmensberatung (Thüringen-Ost: 80 % bis 3.500 €, max. 2.800 € Zuschuss) plus go-digital (50 % bis 8.250 €) ergibt einen Eigenanteil von 1.575–2.000 €. Voraussetzung ist die Förderberechtigung (Mitarbeiter-Zahl, Bilanz-Summe, Branche) — das prüfen wir im Erstgespräch. Mehr im Förder-Hub.
Auf den Punkt
Wir empfehlen nie das Produkt, das wir verkaufen — wir empfehlen das Produkt, das passt.
Quelle: z1Digital, Softwareauswahl-Projektpraxis 2026
Welche Kategorie steht bei Ihnen an — ERP, CRM oder DMS? Im Erstgespräch ordnen wir Ihr Vorhaben ein und kalkulieren direkt die Förderung.
Erstgespräch vereinbarenKategorien
Für die drei häufigsten Kern-Systeme haben wir eigene Auswahl-Detailseiten mit Anbieter-Clustern, TCO-Rechnungen und Use-Case-Matching:
Warenwirtschaft, Buchhaltung, Auftrags-Abwicklung. Anbieter-Cluster nach Mittelstands-Größe, ehrliche TCO-Rechnung statt Marketing-Verzerrung.
Mehr erfahren CRMVertriebs-, Service- und Marketing-Automation. Cluster nach Use Case statt Anbieter-Liste, mit klarer Empfehlung pro Szenario.
Mehr erfahren DMSDokumenten-Management und digitale Archivierung. Anbieter-Cluster ohne Bias, GoBD- und E-Rechnung-konform — ergänzt den DMS-Vergleich.
Mehr erfahren QuerschnittBAFA, go-digital und Thüringer Beratungsrichtlinie kombiniert — bis zu 80 % der Beratungs-Kosten zurück. Wir stellen den Antrag mit.
Mehr erfahrenWeitere Kategorien beraten wir im Projekt: Buchhaltungs-Software (typisch im Kontext der E-Rechnung-Pflicht), Branchen-Software für Maschinenvermietung, Hotellerie oder Kanalsanierung sowie KI-Plattformen — mehr im KI-Hub. Den detaillierten Anbieter-Vergleich fürs Dokumentenmanagement finden Sie im DMS-Vergleich.
Weiterführend
Wie eine Beratung insgesamt abläuft und was sie kostet, zeigt die Beratungs-Übersicht. Welche Software zu welcher Branche passt, vertiefen die Detailseiten zu ERP-Auswahl, CRM-Auswahl und DMS-Auswahl. Methodisch baut die Auswahl auf der Prozessoptimierung und dem Process Mining auf — denn erst die Prozesse, dann das Tool.
FAQ
Loslegen
Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch klären wir Ihre Anforderungen, ordnen die passenden Kategorien und kalkulieren direkt die Förderung.
