Branchen · Ingenieurbüros
HOAI-Abrechnung, Projekt-Steuerung, DMS und E-Rechnung-Pflicht ab 2027 müssen reibungslos zusammenspielen. Wir sind unabhängige Beratung – wir empfehlen das passende Tool, nicht eine Eigenmarke.
Kurz & direkt
Ingenieurbüros arbeiten längst digital – aber nicht durchgängig. CAD, Statik-Software und HOAI-Abrechnung sind Standard, doch dazwischen klaffen Medienbrüche: Der Plan liegt im CAD-System, die zugehörige Freigabe-Mail im Outlook, das Protokoll als Word-Datei auf dem Server, der Nachtrag in Excel. Jeder Baustein ist digital, das Zusammenspiel ist es nicht. Genau hier entsteht der Aufwand – beim Suchen, beim Zusammentragen für Nachträge, bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Der eigentliche Reifegrad eines Büros zeigt sich nicht an der Anzahl der Programme, sondern an drei Fragen: Findet jeder jedes Projekt-Dokument in unter zwei Minuten? Ist bei Personalwechsel das Projektwissen gesichert? Läuft die Rechnungsstellung ohne manuelle Nacharbeit? Wer hier dreimal „nein" antwortet, hat kein Software-Problem, sondern ein Prozess- und Datenproblem – und das lässt sich nicht durch ein weiteres Tool lösen.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Pain Points
Drei Beobachtungen aus z1-Beratungen für Ingenieurbüros in Thüringen:
01
Ein typisches Ingenieurbüro mit 25 Mitarbeitenden schließt 60–80 Projekte pro Jahr ab. Pro Abschluss-Abrechnung 3–4 Werktage für korrekte HOAI-Phasenzuordnung, Stundennachweis-Konsolidierung und Schluss-Rechnung. Das sind 240–320 Werktage pro Jahr allein für HOAI-Abrechnungen – bei 8 h/Tag und 80 €/h Vollkosten etwa 150.000–200.000 €/Jahr.
02
Pläne im DWG-System, Mails im Outlook, Protokolle als Word-Dateien auf dem Dateiserver, Kalkulationen in Excel, Mitarbeiterstunden in einem Stundenerfassungs-Tool. Beim Mitarbeiter-Wechsel oder bei Reklamationen sucht das Team Stunden zusammen.
03
HOAI 2021 ist Pflicht, ältere Versionen (2013, 2009, 1996) müssen für laufende Projekte parallel weiterlaufen. Plus: Ab 01.01.2027 (oder 2028 bei kleineren Umsätzen) müssen Sie E-Rechnungen an B2B-Kunden ausstellen – Ihre Abrechnungs-Software muss XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben können. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit dem 01.01.2025 für alle B2B-Unternehmen Pflicht – auch für Ingenieurbüros.
Unser Vorgehen
Der häufigste Digitalisierungs-Fehler ist die falsche Reihenfolge: Ein Büro kauft ein Tool, wirft die vorhandenen Daten hinein und wundert sich, dass die Ergebnisse unbrauchbar sind. z1Digital arbeitet deshalb in einer festen Abfolge, die sich in über 100 Projekten bewährt hat.
| Stufe | Worum es geht | Ergebnis fürs Ingenieurbüro |
|---|---|---|
| 1. Prozesse aufnehmen | Wie läuft ein Projekt real durch das Büro? | Dokumentierter Ist-Zustand, klare Verantwortlichkeiten je Leistungsphase |
| 2. Daten ordnen | Stamm- und Projekt-Daten bereinigen, Dubletten entfernen | Eine verlässliche Datenbasis statt vier widersprüchlicher Quellen |
| 3. Digitalisieren | DMS und Prozess-Plattform (z. B. humbee) einführen | Projekt-Akte, Volltext-Suche, Versionierung, Audit-Trail |
| 4. KI einsetzen | CompanyGPT auf der eigenen, geordneten Datenbasis | DSGVO-konforme Suche und Auswertung mit eigener Datenhoheit |
| 5. Befähigen | KI-Grundschulung nach EU AI Act | Mitarbeitende, die die Werkzeuge sicher und rechtskonform nutzen |
Der Vorteil dieser Reihenfolge: Jede Stufe erzeugt schon für sich einen Nutzen. Sie müssen nicht bis zur KI warten, um Ergebnisse zu sehen – geordnete Daten und ein funktionierendes DMS entlasten das Büro sofort. Wie diese Stufen im Detail ineinandergreifen, zeigt unser Ratgeber Process Mining erklärt.
Papierloses Büro
„Papierloses Büro" ist im Ingenieurwesen kein Selbstzweck, sondern eine Frage der Nachweisbarkeit. Bei Nachträgen, Gewährleistungs- und Haftungsfragen entscheidet oft, ob der Schriftverkehr, die Plan-Version und das Protokoll zu einem bestimmten Datum lückenlos rekonstruierbar sind. Ein Dateiserver mit gewachsener Ordnerstruktur leistet das nicht – ein Dokumentenmanagement-System schon.
Für Ingenieurbüros besonders relevant ist die GoBD-konforme Archivierung: Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen müssen unveränderbar und – je nach Dokumentart – bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
Pläne, Berechnungen, Protokolle, E-Mails und Rechnungen liegen pro Projekt an einem Ort, strukturiert entlang der HOAI-Leistungsphasen. Jede Datei hat eine nachvollziehbare Versionshistorie, jede Änderung einen Zeitstempel. Die Volltext-Suche greift über alle Projekte hinweg – auch in gescannten PDFs.
Das verwandelt die 25-minütige Suche nach einem alten Protokoll in eine 3-Minuten-Abfrage und macht Projektwissen unabhängig von einzelnen Köpfen.
Datenmanagement
Bevor KI oder Auswertungen sinnvoll werden, müssen die Daten stimmen. In der Praxis ist das die unterschätzte Stufe: gewachsene Kunden- und Projektstämme enthalten Dubletten, veraltete Adressen und widersprüchliche Ansprechpartner. Jede spätere Auswertung – und jede KI-Antwort – ist nur so gut wie diese Basis.
Dieses Fundament legt unsere Datenmanagement-Beratung. Den vollständigen Fall lesen Sie in unseren Erfolgsgeschichten.
Realer z1-Fall aus einem Ingenieurbüro
22 % → 1,5 %
Dubletten-Quote im Stammdaten-Bestand
60 h
gesparte Vertriebszeit pro Quartal
Ergebnis war nicht nur ein sauberes Adressbuch, sondern eine verlässliche Datenbasis als Voraussetzung für die spätere KI-Nutzung.
Software-Landschaft
Wer sie sauber trennt, kauft nicht doppelt und schließt keine Lücken. z1Digital berät herstellerunabhängig und ohne Vertriebsprovisionen – die einzige Ausnahme ist die offen kommunizierte Partnerschaft zu humbee (DMS-/Prozess-Plattform) und Join (CompanyGPT).
| Kategorie | Aufgabe | Typische Vertreter |
|---|---|---|
| Fachanwendungen | Planen, Rechnen, Konstruieren | CAD, Statik-, BIM-Software (Fachauswahl, nicht z1-Kern) |
| HOAI-/ERP-Software | Honorar, Projekt-Controlling, Abrechnung | HOAI-Pro 2026, SONAPRO, factro, projektpro, ingo365 |
| DMS / Prozess-Plattform | Ablage, Workflow, Archivierung, Suche | humbee, DocuWare, ELO |
| Software | Stärken | Empfohlen für |
|---|---|---|
| HOAI-Pro 2026 (Weise Software) | Reine HOAI-Abrechnung, etablierter Standard | Kleinere Büros (bis 15 MA) mit Fokus auf HOAI-Pflichten |
| SONAPRO (Microsoft Dynamics 365 Basis) | Vollständige ERP-Integration | Größere Büros (25+ MA) mit komplexer Projekt-Struktur |
| factro | Projekt-Management mit HOAI-Phasen-Template | Büros mit Schwerpunkt auf agiler Projektarbeit |
| projektpro | Spezialisiert auf HOAI + Architekten/Ingenieure | Architektur-affine Mischbüros |
| ingo365 | HOAI direkt im Projekt verlinkt | Microsoft-365-affine Büros |
| humbee mit HOAI-Add-on | Integriertes DMS + HOAI in einem System | Büros, die DMS und HOAI in einer Plattform wollen |
Welche Kombination zu Ihrem Büro passt, ist Ergebnis der Softwareauswahl-Beratung, nicht einer Preisliste. Im Erstgespräch sagen wir Ihnen in 30 Minuten, welche 1–2 Lösungen wir uns näher ansehen würden.
Software-Empfehlung anfragenLeistungen
Fünf Bausteine – von der neutralen Software-Auswahl bis zur KI im Büro. Beim Projekt-Workflow wird das DMS zur zentralen Drehscheibe; die E-Rechnung-Umstellung und der Aufbau konkreter KI-Use-Cases bauen darauf auf.
Wir kennen den Markt und empfehlen die passende Lösung – ohne Affiliate, ohne Eigeninteresse. Output: 1–2 konkrete Software-Empfehlungen mit Begründung, Implementierungs-Aufwand, Lizenz-Kosten und Migrations-Pfad.
Statt fünf verteilte Tools eine durchgängige Projekt-Akte. Das DMS wird zur zentralen Drehscheibe: Pläne, Protokolle und Mails pro Projekt in einer Akte, HOAI-Phasen-Strukturierung, verlinkte Stundennachweise, Versions-Verwaltung mit Audit-Trail und Suche über alle Projekte.
Format-Auswahl (typisch ZUGFeRD bei B2B-Auftraggebern, XRechnung wenn öffentliche Auftraggeber dabei sind), Konfiguration der HOAI-Software auf E-Rechnungs-Ausgabe, Versand-Workflow vorbereiten und Empfangs-Workflow für Eingangs-Rechnungen (Pflicht seit 01.01.2025).
Wo verlieren wir Marge? Welche Projekt-Typen rechnen sich, welche nicht? Mit Process Mining – pragmatisch, ohne Celonis-Budget – bekommen Sie eine datenbasierte Antwort.
Konkrete Use-Cases: Wissenstransfer (alte Projekt-Akten als KI-Wissensbasis für neue Mitarbeitende), Dokumente nutzbar machen (schnelle Suche in Tausenden Plänen und Berichten) und tägliche Arbeit (KI-Schreibassistent für Berichte und Korrespondenz).
Ein dokumentierter Ingenieurbüro-Case (65 Mitarbeitende, Dubletten-Quote von 22 % auf 1,5 % gesenkt, rund 60 Stunden gesparte Vertriebszeit pro Quartal) steht in unseren Erfolgsgeschichten. Drei Ingenieurbüro-Referenzen mit Namen: SW Ingenieurbüro für Brandschutz (Dokumentensuche unter einer Minute statt 20 Minuten, fünf BAFA-Förderungen), IBT Bindlach (Tiefbau-Ingenieurbüro – von der digitalen Buchhaltung bis zur KI-gestützten Wissenssicherung) und KEYNES Planungsgesellschaft (rund 90 Mitarbeitende, Projektzeiterfassung und Projektcontrolling auf Knopfdruck).
Fallbeispiel
Ingenieurbüro für Hochbau, Schwerpunkt Wohn- und Gewerbebau.
Quelle: z1-Mandant Hochbau-Ingenieurbüro Erfurt, 28 MA, Ergebnis nach 12 Monaten
Investition: Beratung 7.500 € netto + humbee-Lizenz 12.000 € einmalig + HOAI-Pro-Lizenz 280 €/Jahr. Mit BAFA + Thüringer Beratungsrichtlinie kombiniert: Beratungs-Eigenanteil 1.900 € netto. Zusätzlich ist das Büro E-Rechnungs-fähig für den 2027-Start.
Pflicht-Themen
Drei Themen tauchen in fast jeder Ingenieurbüro-Beratung auf – und werden von reinen Software-Anbietern oft nur halb beantwortet, weil sie an der Prozess- und Datenebene hängen.
Building Information Modeling verlagert den Schwerpunkt von der 2D-Zeichnung zum modellbasierten Arbeiten. Für die Digitalisierung des Büros ist die entscheidende Frage: Wie kommen BIM-Modelle, Plan-Stände und Modell-Versionen revisionssicher in die Projekt-Akte und ins Archiv? Große Modell-Dateien und häufige Versionsstände sprengen jede Dateiserver-Struktur. z1Digital konzipiert die Schnittstelle zwischen Fachanwendung und DMS – die eigentliche BIM-Konfiguration bleibt bei spezialisierten Fachplanern.
Projektdaten entstehen über Jahre und über viele Beteiligte. Ohne klare Namens-, Ablage- und Versions-Konventionen wird jeder Datenbestand mit der Zeit unbenutzbar. Deshalb steht Datenordnung vor Digitalisierung – siehe der Dubletten-Fall oben. Das Ergebnis ist eine Datenbasis, die Auswertungen, Nachträge und später KI überhaupt erst trägt.
Anders als der Versand (2027/2028 gestaffelt) ist der Empfang von E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 für alle B2B-Unternehmen verpflichtend – ohne Übergangsfrist. Ein Eingangs-Workflow für XRechnung und ZUGFeRD sowie die GoBD-konforme Archivierung müssen stehen. Details: E-Rechnung · Selbsttest: E-Rechnung-Check.
KI im Ingenieurbüro
KI ist in unserer Reihenfolge die letzte Stufe, nicht die erste – aus gutem Grund. Ein Sprachmodell auf einem ungeordneten Datenbestand liefert selbstbewusst formulierte, aber unzuverlässige Antworten. Auf einer bereinigten, in der Projekt-Akte strukturierten Basis entstehen dagegen belastbare Use-Cases.
z1Digital setzt dafür CompanyGPT ein (über den Partner Join), DSGVO-konform und mit eigener Datenhoheit – Ihre Daten verlassen nicht unkontrolliert das Haus. Voraussetzung ist die KI-Grundschulung nach dem EU AI Act, der seit dem 02.02.2025 eine ausreichende KI-Kompetenz der Mitarbeitenden verlangt (betrifft mich das?). Welche Use-Cases sich für Ihr Büro rechnen, zeigt unsere KI-Beratung.
Alte Projekt-Akten werden zur durchsuchbaren Wissensbasis – neue Mitarbeitende finden Antworten, statt Kollegen zu unterbrechen.
Fragen an Tausende Pläne, Berichte und Protokolle in natürlicher Sprache statt manueller Suche.
KI-Schreibassistenz für Berichte, Nachträge und Korrespondenz – mit dem Fachkontext des eigenen Büros.
Wo würde KI in Ihrem Büro zuerst Zeit sparen? Im Erstgespräch ordnen wir Ihre Projekt-Akten-Lage ein und nennen die 2–3 realistischsten Use-Cases.
KI-Potenzial besprechenFörderung & Preise
Die Beratungs- und Schulungs-Anteile sind mehrfach förderfähig — allen voran über die BAFA-Unternehmensberatung. Welche Programme zu Ihrem Vorhaben passen, zeigt der Förder-Check in 2 Minuten — oder direkt der Förder-Hub.
| Programm | Was wird gefördert | Förderquote |
|---|---|---|
| BAFA-Unternehmensberatung | Konzept + Software-Auswahl | bis 80 % in Thüringen |
| Thüringer Beratungsrichtlinie | Umsetzungs-Begleitung 6+ Werktage | 50 % auf 475 €/Tag |
| go-digital | DMS-Einführung als Beratungs-Paket | 50 % auf bis 16.500 € |
| Digitalbonus Thüringen | Hardware/Software-Investitionen (aktuell Mittel-Stopp) | 50 %, max. 15.000 € |
| ESF Plus | KI- und Anwender-Schulungen | 30–50 % |
| Leistung | Bruttokosten | Mit Förderung |
|---|---|---|
| Quick-HOAI-Software-Auswahl (Empfehlung, 2 Tage) | 1.800 € | mit BAFA: ab 360 € |
| Vollständige Strategie + Software-Auswahl (6–8 Tage) | 6.500–8.500 € | mit BAFA + TBR: ab 1.700 € |
| DMS-Einführung mit humbee oder Vergleichbarem | ab 12.000 € | mit go-digital: ab 6.000 € |
| KI-Grundschulung 28 MA | 6.720 € | mit ESF Plus: ab 3.360 € |
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FAQ
Loslegen
30 Minuten Erstgespräch, kostenfrei und unverbindlich. Wir prüfen Ihren Status, empfehlen neutral die passende HOAI- und DMS-Lösung und kalkulieren direkt die Förderung.
