Branchen · Steuerberater
DATEV, DMS und KI sauber zusammengeführt – herstellerunabhängig beraten, mit Förderung umgesetzt. Damit Ihre Kanzlei das DATEV-Digital-Kanzlei-Niveau erreicht und hält.
Kurz & direkt
Pain Points
01
Mandanten haben seit dem 01.01.2025 Empfangs-Pflicht. Ab 2027 (Vorjahres-Umsatz über 800.000 €) oder 2028 (alle übrigen) auch Versand-Pflicht. Das bedeutet für die Kanzlei: Sie müssen Mandanten bei der Umstellung beraten – oder Mandanten suchen sich andere Kanzleien. Mehr dazu auf unserer E-Rechnung-Pillar.
02
Das DATEV-Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ wird jährlich neu verliehen – basierend auf konkreten Digitalisierungs-Indikatoren in der Mandanten-Zusammenarbeit. Wer das Label nicht hat, verliert Mandanten an konkurrierende Kanzleien.
03
Seit dem 02.02.2025 müssen alle Mitarbeitenden, die KI-Tools nutzen, geschult sein. In Kanzleien ist das praktisch jeder – KI-gestützte Belegerkennung in DATEV, ChatGPT für Mandanten-Mails, KI-Übersetzung für internationale Mandanten.
04
Eine mittelgroße Kanzlei mit 200+ aktiven Mandanten und 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht hat schnell 50.000+ Dokumente. Ohne strukturiertes DMS gehen 25 % der Beratungs-Zeit für Suche und Akten-Management drauf.
05
Steuerfachangestellte sind rar. Wer sie mit Abtippen von Belegen, Pendelordner-Sortieren und Ablage-Suche bindet, verliert doppelt: einmal die Zeit, einmal die Motivation. Digitalisierung ist hier weniger ein IT- als ein Personalthema – sie macht die vorhandenen Mitarbeitenden in der Mandats-Betreuung produktiver.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Unser Vorgehen
Der häufigste Fehler bei der Kanzlei-Digitalisierung ist, mit dem Werkzeug zu beginnen. Ein neues DMS über einen ungeordneten Beleg-Fluss zu legen, digitalisiert nur das Chaos. Wir arbeiten deshalb in einer festen Reihenfolge:
01
Der Weg jedes Belegs und jeder Akte wird festgelegt – wer erfasst, prüft, bucht, archiviert. Erst wenn der Prozess sitzt, lohnt sich Automatisierung.
02
Belege und Akten werden strukturiert und maschinenlesbar – ersetzendes Scannen, digitaler Belegtransfer, sauberes DMS.
03
Erst auf geordneten, strukturierten Daten liefert KI verlässliche Ergebnisse: Akten-Recherche, Mandanten-Korrespondenz, Wissenstransfer.
Diese Reihenfolge ist der rote Faden dieser Seite – und der Grund, warum wir vor jeder Software-Empfehlung die Prozesse anschauen.
Kanzleiprozesse
Die typische Kanzlei hat drei Kern-Prozesse, die sich getrennt betrachten und digitalisieren lassen: die Mandanten-Zusammenarbeit (wie Belege und Unterlagen in die Kanzlei kommen), die interne Bearbeitung (Buchung, Prüfung, Abschluss) und die Ausgangs-Kommunikation (Auswertungen, Honorar-Rechnungen, Beratungs-Ergebnisse).
| Prozess | Analog heute | Digital mit z1 |
|---|---|---|
| Beleg-Eingang | Pendelordner, Papier-Post | DATEV Unternehmen online, Beleg-Foto, Upload-Portal |
| Finanzbuchhaltung | Neuerfassung in der Kanzlei | Digitaler Belegtransfer ohne Medienbruch |
| Akten-Ablage | Papier-Akte + Netzlaufwerk | DMS mit Volltext-Suche und Mandanten-Struktur |
| Ausgangsrechnung | Word-Vorlage, PDF-Versand | DATEV Auftragswesen next, automatisierte E-Rechnung |
| Lohn & Gehalt | Papier-Stundenzettel, Post-Versand | Digitales Lohnbüro mit Mandanten-Self-Service |
Für jeden Prozess gilt: Wir modellieren ihn erst sauber mit humbee (Prozesse und DMS), bevor Software oder KI dazukommen. Wie ein durchgängiger Beleg-Workflow konkret aussieht, zeigt unsere Seite Digitale Buchhaltung.
GoBD
Der größte Hebel gegen volle Akten-Schränke ist das ersetzende Scannen: Papier-Belege werden digitalisiert und das Original anschließend vernichtet. Das ist erlaubt – aber nur unter Bedingungen, die die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) vorgeben.
Definition
Ersetzendes Scannen
Ergebnis: leere Akten-Schränke, schnellere Suche und ein Prozess, der einer Betriebsprüfung standhält.
Digitale FiBu
Der Pendelordner ist das Sinnbild des Medienbruchs: Der Mandant sammelt Papier, bringt es in die Kanzlei, dort tippt es jemand ab. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist fehleranfällig. Die digitale Finanzbuchhaltung ersetzt ihn durch einen durchgehenden Datenfluss.
Konkret führen wir Kanzleien durch den Umstieg auf den DATEV-Belegtransfer: Belege kommen über DATEV Unternehmen online oder als Beleg-Foto herein, werden per OCR und Belegerkennung vorkontiert und fließen ohne Neuerfassung in die Buchführung. Für die Einkommensteuer gilt das gleiche Prinzip – Mandanten-Unterlagen werden digital erfasst und ohne Medienbruch in DATEV übergeben. Das entlastet die knappen Fachkräfte genau dort, wo heute die meiste Zeit verloren geht.
E-Rechnung
Die E-Rechnung betrifft Kanzleien doppelt: als eigenes Unternehmen und als Berater der Mandanten. Beide Seiten müssen bedient werden.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1, Peppol BIS) nach der EU-Norm EN 16931 – kein PDF. Ein einfaches PDF erfüllt die Pflicht nicht; ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML dagegen schon. Die Grundlagen erklärt unsere E-Rechnung-Pillar im Detail.
| Ab wann | Wen es trifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Alle B2B-Unternehmen | Empfangs-Pflicht – ohne Übergangsfrist |
| 01.01.2027 | Vorjahres-Umsatz > 800.000 € | Versand-Pflicht im inländischen B2B |
| 01.01.2028 | Alle übrigen B2B-Unternehmen | Versand-Pflicht |
Für die Kanzlei selbst: DATEV E-Rechnungs-Plattform für Empfang aktivieren, DATEV Auftragswesen next für die Erstellung von Honorar-Rechnungen, Ausgangsrechnungen automatisieren. Für die Mandanten: ein Beratungs-Paket entwickeln, mit dem Sie Mandanten durch die Umstellung führen – und ein Schnittstellen-Konzept zwischen Mandanten-Buchhaltung und Kanzlei-Anbindung. Wie die DATEV-Umsetzung im Detail läuft, zeigt unsere Seite E-Rechnung mit DATEV.
Sind Kanzlei und Mandanten E-Rechnungs-fähig? Der E-Rechnung-Check zeigt es in wenigen Minuten — kostenfrei, ohne Anmeldung.
Zum E-Rechnung-CheckLeistungen
Fünf Bausteine – von der DATEV-Digital-Kanzlei-Begleitung über die neutrale DMS-Auswahl bis zur KI auf geordneten Mandanten-Akten.
Wir begleiten die Erreichung und jährliche Re-Qualifikation des DATEV-Digital-Kanzlei-Labels:
Ein doppelter Workflow. Für die Kanzlei selbst: DATEV E-Rechnungs-Plattform aktivieren, DATEV Auftragswesen next für die Erstellung von Honorar-Rechnungen, DATEV SmartTransfer für den Empfang von Eingangs-Rechnungen. Für die Mandanten der Kanzlei: Beratungs-Pakete entwickeln, mit denen Sie Ihre Mandanten begleiten, plus ein Schnittstellen-Konzept zwischen Mandanten-Buchhaltung und Kanzlei-Anbindung.
Details auf der E-Rechnung-Seite — den durchgängigen Beleg-Workflow vom Posteingang bis zur DATEV-Übergabe beschreibt unsere Seite Digitale Buchhaltung.
Ein Kanzlei-DMS ist mehr als ein Ablage-Ort. Die Funktionen, auf die es ankommt: revisionssichere Archivierung (GoBD), Volltext-Suche über alle Mandanten-Akten, eine Mandanten-Akte mit klarer Rechte-Struktur, Workflow-Steuerung (Wiedervorlagen, Fristen) und eine saubere DATEV-Schnittstelle. Wir bewerten jede Lösung an genau diesen Kriterien – herstellerneutral:
| DMS-Lösung | Stärken | Geeignet für |
|---|---|---|
| ELO ECM Suite | Etablierter Standard, viel DATEV-Erfahrung | Mittelgroße bis große Kanzleien |
| DocuWare | Cloud-Stärke, schnelle Implementierung | Kleinere bis mittelgroße Kanzleien |
| DIGI-BEL Dokumenten-Archiv | DATEV-spezifische Optimierung | DATEV-zentrierte Kanzleien |
| KanzleiDrive | All-in-One mit DATEV-Schnittstelle | Wachsende Kanzleien mit Mandanten-Self-Service |
| humbee | Integriertes DMS mit Mandanten-Akte | Kleinere Kanzleien, die einen einfachen Einstieg suchen |
| myKanzlei und Alternativen | Verschiedene Spezial-Ansätze | Pro Fall zu prüfen |
Beratungs-Output: 1–2 konkrete Empfehlungen mit Migrations-Plan und Förder-Kalkulation. Wie wir dabei vorgehen, zeigt unsere unabhängige DMS-Auswahl-Beratung.
Welches DMS passt zu Ihrer Kanzlei? Im Erstgespräch sagen wir Ihnen herstellerneutral, welche 1–2 Lösungen wir uns näher ansehen würden — ohne Verkaufs-Bindung.
DMS-Empfehlung anfragenPflicht-Schulung nach Art. 4 EU AI Act – speziell mit Kanzlei-Praxis-Beispielen:
Preis: 240 €/TN für Unternehmen, oder bei kleineren Kanzleien (1–3 Steuerberater) als Einzelschulung kalkulierbar. Mehr zur KI-Säule.
Eine DSGVO-konforme KI-Plattform macht Mandanten-Akten durchsuchbar. Eine Steuerberaterin fragt: „Welche Mandanten hatten 2024 Probleme mit der innergemeinschaftlichen Lieferung?“ – Antwort in Sekunden mit Akten-Verweisen. Das setzt geordnete, strukturierte Daten voraus – der Grund, warum KI bei uns am Ende der Kette steht, nicht am Anfang.
Unsere KI-Plattform CompanyGPT hält die Daten dabei in Ihrer eigenen Datenhoheit, DSGVO-konform.
| Use-Case | Nutzen | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Akten-Recherche | 90 Min → 6 Min pro komplexer Recherche | Strukturiertes DMS |
| Mandanten-Korrespondenz | Mails, Briefe, Newsletter schneller entwerfen | Anwender-Schulung, DSGVO-konformes Tool |
| Wissenstransfer | Junge Mitarbeitende greifen auf Erfahrungswissen zu | Kanzlei-Wissen als Wissensbasis |
Mandanten
Die Technik ist selten das Problem – die Mandanten-Mitwirkung schon. Viele Mandanten kennen nur den Pendelordner und sehen keinen Grund zu wechseln. Aus unseren Kanzlei-Projekten haben sich vier Argumente bewährt, die ziehen:
01
Die E-Rechnung ist keine Option – der Empfang ist seit 2025 verpflichtend. Wer ohnehin umstellen muss, stellt gleich richtig um.
02
Beleg-Foto statt Ordner-Schleppen: Der Mandant spart selbst Zeit, nicht nur die Kanzlei.
03
Digitaler Belegtransfer bedeutet zeitnahe Buchungen – der Mandant sieht seine BWA früher.
04
Auch der Mandant kann für seine Digitalisierung Förderung erhalten (BAFA, Thüringer Beratungsrichtlinie) – wir koordinieren das gemeinsam.
Wir liefern die passenden Kommunikations-Bausteine mit: Mandanten-Anschreiben, Onboarding-Anleitung für DATEV Unternehmen online und eine gestaffelte Roll-Out-Planung, damit die Kanzlei nicht alle Mandanten auf einmal umstellen muss.
Quelle: z1Digital Beratungs-Praxis, 2026
Ablauf
Von der Standortbestimmung bis zum Förder-Antrag – herstellerunabhängig und in der bewährten Reihenfolge Prozesse, Daten, KI.
Wir prüfen die aktuelle DATEV-Modul-Nutzung, den DMS-Bestand, die Mandanten-Quote in DATEV Unternehmen online und den Reifegrad Ihrer Prozesse. Ergebnis: eine ehrliche Standortbestimmung statt Bauchgefühl.
Bevor ein Beleg digital wird, muss der Weg klar sein: Wer scannt, wer prüft, wer bucht, wer archiviert? Wir modellieren den Beleg-Workflow mit humbee, bevor wir über Software oder KI sprechen – nach dem Prinzip erst Prozesse, dann Daten, dann KI.
Wir erstellen die Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen, definieren Scan-Verantwortliche und Kontrollschritte – damit Papier-Originale rechtssicher vernichtet werden dürfen.
DATEV Unternehmen online, DATEV DUO-Beleg und der digitale Belegtransfer ersetzen den Pendelordner. Belege fließen vom Mandanten direkt in die Finanzbuchhaltung – ohne Neuerfassung.
DATEV E-Rechnungs-Plattform für Empfang und Erstellung aktivieren, Ausgangsrechnungen der Kanzlei automatisieren und ein Beratungs-Paket entwickeln, mit dem Sie Ihre Mandanten durch die Pflicht begleiten.
Pflicht-Schulung für alle Mitarbeitenden, die KI-Werkzeuge nutzen – mit Kanzlei-Praxis: Belegerkennung, Mandanten-Korrespondenz, Akten-Recherche. Auditfeste Bescheinigung inklusive.
Die Beratungs- und Schulungs-Anteile sind mehrfach förderfähig – BAFA, Thüringer Beratungsrichtlinie, ESF Plus, go-digital. Wir stellen den Antrag mit.
Referenzen
Weitere Kanzlei-Cases werden ergänzt, sobald Logo-Freigaben vorliegen.
Mehrjährige Beratung in der Digitalisierung der eigenen Buchhalter-Praxis: DATEV-Integration, Optimierung des Mandanten-Workflows. Ein Beispiel für Solo-Selbstständige und Kleinst-Kanzleien.
Abgrenzung
| Wettbewerb | Was sie machen | Wo z1Digital besser ist |
|---|---|---|
| DATEV selbst | Bietet eigene Beratung + Module | Wir sind herstellerneutral und vergleichen DATEV mit Alternativen |
| KanzleiDrive, digi-bel | Verkaufen ihr DMS oder Tool | Wir empfehlen das passende Tool ohne Verkaufs-Bindung |
| DATEV-Partner-Kanzleien | Empfehlen DATEV-Lösungen | Wir sind kein DATEV-Partner – neutral |
| Klassische IT-Berater | Kennen DATEV nur oberflächlich | Wir kennen das DATEV-Ökosystem von außen und arbeiten mit DATEV-Partner-Kanzleien zusammen |
Förderung & Preise
Welche Programme für Sie greifen, prüfen wir im Förder-Check.
| Programm | Förderquote | Was bezuschusst wird |
|---|---|---|
| BAFA-Unternehmensberatung | bis 80 % in Thüringen, max. 2.800 € | Konzept + Software-Auswahl |
| Thüringer Beratungsrichtlinie | 50 % auf 475 €/Tag | Umsetzungs-Begleitung |
| ESF Plus | 30–50 % | KI- und DATEV-Anwender-Schulungen |
| go-digital | 50 % auf bis 16.500 € | DMS-Einführung |
| Leistung | Bruttokosten | Mit Förderung |
|---|---|---|
| DATEV-Digital-Kanzlei-Status-Check | 1.800 € | mit BAFA Thüringen: ab 360 € |
| Vollständige Kanzlei-Digitalisierungs-Beratung | 6.500–8.500 € | mit Mix: ab 2.000–2.800 € |
| DMS-Einführung (Pakete) | ab 8.000 € | mit go-digital: ab 4.000 € |
| KI-Grundschulung 8 MA | 1.920 € | mit ESF Plus: ab 960 € |
Typische Kanzlei-Konstellation: Beratung 4.500 € · DATEV-DMS-Setup 8.000 € · KI-Schulung für 8 Mitarbeitende 1.920 €. Bruttokosten 14.420 €. Mit Förder-Mix (BAFA + Beratungsrichtlinie + ESF Plus): Eigenanteil ca. 5.800 € (Förderquote ~60 %).
Ihr Ansprechpartner ist Stefan Lausch (Geschäftsführer) – Schwerpunkt DMS, Förderung, Strategie. Mehr über uns. Zur Übersicht aller Branchen.
Was ist bei Ihrer Kanzlei förderfähig — und zu welcher Quote? Der Förder-Check zeigt es in 2 Minuten — kostenfrei, ohne Anmeldung.
Zum Förder-CheckFAQ
Loslegen
Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihren Status, empfehlen Module und DMS und kalkulieren direkt die Förderung.
