Dokumentenmanagement · Digitale Archivierung
Rechtssichere, unveränderbare Aufbewahrung über 6 bzw. 10 Jahre – audit-fest. Wir prüfen Ihren Status, erstellen die Verfahrens-Dokumentation und implementieren mit dem passenden DMS.
Kurz & direkt
Drei Rechtsquellen bestimmen die Archivierungs-Pflichten:
Das GoBD-Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen ist die zentrale Quelle für die elektronische Archivierung. Es definiert klare Anforderungen für die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronischer Dokumente.
§ 257 HGB regelt die Aufbewahrungsfristen für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege.
§ 147 AO ergänzt das HGB mit steuerlichen Aufbewahrungs-Pflichten – wichtig für die Außenprüfung.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Fristen
| Dokumenten-Typ | Aufbewahrungs-Frist |
|---|---|
| Rechnungen, Buchungs-Belege, Eingangsrechnungen | 10 Jahre |
| Bilanzen, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
| Verträge (während Laufzeit + danach) | 10 Jahre nach Vertragsende |
| Geschäftsbriefe (Eingang + Ausgang) | 6 Jahre |
| E-Mails mit Geschäftsbezug | 6 Jahre |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen | 6 Jahre (manche 10 Jahre) |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre |
Fristen-Beginn: Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Beispiel: Rechnung vom 15.03.2024 → Aufbewahrung bis 31.12.2034.
GoBD
Ein technisch konformes System allein genügt nicht – jede dieser fünf Anforderungen muss nachweisbar erfüllt sein:
01
Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht modifiziert werden – auch nicht für legitime Korrekturen. Änderungen müssen als neue Version hinterlegt werden, mit Audit-Trail, wer wann was geändert hat. Das schließt einfaches Speichern in Office-Dateiverzeichnissen aus – dort kann jeder das Dokument überschreiben.
02
Alle Geschäftsdokumente müssen archiviert werden – keine Selektion. Was nicht archiviert ist, gilt als nicht existent. Bei der Außenprüfung ist eine fehlende Rechnung ein steuerliches Risiko.
03
Jede Bearbeitung eines Dokuments (Anschauen, Drucken, Weiterleiten) muss protokolliert werden. Der Audit-Trail muss zeigen, wer wann was mit dem Dokument gemacht hat.
04
Dokumente müssen innerhalb angemessener Frist wiederauffindbar sein. „Angemessen" bedeutet bei einer Außenprüfungs-Anforderung nicht Tage oder Wochen, sondern Stunden bis maximal 1–2 Werktage.
05
Eine schriftliche Verfahrens-Dokumentation beschreibt, wie das Archivierungs-System aufgebaut ist, welche Workflows greifen, wer Zugriff hat. Die Verfahrens-Dokumentation ist selbst Pflicht – ohne sie ist auch ein technisch konformes System nicht GoBD-konform.
Wo Ihre Archivierung heute steht, klären wir im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch — mit Soll-Ist-Vergleich gegen die fünf Kernanforderungen und Förder-Kalkulation.
Archivierungs-Audit anfragenBetroffene
Die Archivierungs-Pflicht greift ohne Ausnahme:
Wer Geschäftsdokumente erzeugt oder empfängt, muss sie ordnungsgemäß archivieren.
Leistungen
Anders als Software-Hersteller, die ein bestimmtes Tool verkaufen, beraten wir herstellerunabhängig – von der Bestandsaufnahme bis zur Schulung.
Wir prüfen Ihre aktuelle Praxis: Wo werden Dokumente heute gespeichert? Welche Workflows greifen? Welche der fünf GoBD-Kernanforderungen sind erfüllt, welche Lücken bestehen, welche Aufbewahrungs-Fristen sind betroffen? Output: schriftlicher Audit-Bericht mit Soll-Ist-Vergleich und konkreten Empfehlungen.
Wir empfehlen das passende DMS – die Archivierungs-Funktionen sind bei allen führenden Anbietern Standard: DocuWare (GoBD-zertifiziert nach IDW PS 880), ELO ECM Suite (Branchen-Pakete mit Archiv-Modulen), M-Files (Metadata-basierte Archivierung), docuvita (TÜV-IT-geprüft, VOI-zertifiziert) oder humbee (kosten-bewusste Lösung mit GoBD-Konformität).
Eine GoBD-konforme Verfahrens-Dokumentation umfasst typisch 15–25 Seiten: System-Aufbau, Workflow-Beschreibung für Dokumenten-Eingang und -Verarbeitung, Zugriffs-Berechtigungen und Rollen-Konzept, Sicherungs-Konzept, Aufbewahrungs-Fristen pro Dokumenten-Typ, Lösch-Konzept und Audit-Trail-Konzept. Wir erstellen sie als Vorlage und passen sie auf Ihren Aufbau an.
Pragmatischer Ansatz: ab Stichtag X alle neuen Dokumente ins GoBD-konforme Archiv, der Bestand läuft über die Aufbewahrungsfrist aus. Eine Komplett-Migration ist meist nicht wirtschaftlich. Wenn nötig: Papier-Akten scannen und OCR, alte Dateiserver-Inhalte strukturiert übernehmen, E-Mail-Archive aus Outlook-Postfächern extrahieren.
Die beste Archivierungs-Lösung nützt nichts, wenn Mitarbeitende nicht wissen, was sie ablegen müssen und was nicht. 2-Stunden-Praxis-Schulung, integriert in das DMS-Einführungs-Paket.
Die Archivierung ist eng mit der digitalen Buchhaltung und dem DMS-Vergleich verzahnt – wir betrachten sie im Kontext Ihres gesamten Dokumenten-Workflows.
Kosten
| Position | Wert |
|---|---|
| Archivierungs-Audit (1–2 Tage) | 1.800 – 2.400 € netto |
| DMS-Auswahl-Beratung | 1.800 – 5.500 € |
| DMS-Lizenz (einmalig + laufend) | abhängig vom Anbieter – siehe DMS-Vergleich |
| Verfahrens-Dokumentation erstellen | 1.200 – 2.500 € |
| Implementierungs-Begleitung | 5.500 – 18.000 € je nach Komplexität |
| Mit Förderung (BAFA + go-digital) | Eigenanteil typisch −60 % |
Quelle: GoBD-Schreiben BMF, § 257 HGB, § 147 AO
Welche Förderprogramme für Ihr Archivierungs-Vorhaben greifen, zeigt der Förder-Check in 2 Minuten — kostenfrei, ohne Anmeldung.
Zum Förder-CheckWeiterführend
Das papierlose Büro und humbee als Plattform behandeln wir in eigenen Beiträgen.
FAQ
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Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihren Status gegen die fünf GoBD-Kernanforderungen und kalkulieren direkt die Förderung.
