Dokumentenmanagement · E-Rechnung

E-Rechnung einführen. Software & Umstellung.

Strukturierte XML-Rechnungen statt PDF: Wir wählen die passende Software für Ihre Größe und begleiten die Versand-Umstellung in typisch vier Wochen – rechtzeitig vor der Pflicht 2027/2028.

Versand-Umstellung anfragen Förderung prüfen

Kurz & direkt

Eine E-Rechnung erstellen heißt: strukturierte XML-Daten gemäß EU-Norm EN 16931 ausgeben – in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD (ab 2.0.1) oder Peppol BIS. Die Versand-Pflicht für B2B-Rechnungen tritt schrittweise in Kraft: ab 01.01.2027 für Unternehmen mit Vorjahres-Umsatz über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle anderen B2B. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben dauerhaft befreit. Erstellt wird über Buchhaltungs-Software (sevdesk, Lexoffice, DATEV Auftragswesen next, easybill), ERP-Systeme (SAP, Sage, Dynamics), Generator-Tools oder integrierte DMS-Lösungen wie humbee. z1Digital begleitet die Versand-Umstellung.

Sie möchten zunächst selbst ausprobieren? Der Ratgeber E-Rechnung erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung führt durch alle 7 Schritte zum Selbermachen. Diese Seite zeigt, wie wir die Umstellung für Sie übernehmen.

Wann müssen Sie E-Rechnungen versenden – Stichtag-Übersicht

Stichtag	Wer	Was Sie tun müssen
01.01.2027	B2B-Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € (Vorjahr)	Sämtliche inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung
01.01.2028	Alle übrigen B2B-Unternehmen	Sämtliche inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung
freiwillig	Kleinunternehmer nach § 19 UStG	Versand bleibt optional
freiwillig	Rechnungen unter 250 € (Kleinbeträge)	Papier/PDF erlaubt
freiwillig	Rechnungen an Endverbraucher (B2C)	Papier/PDF erlaubt

Unser Tipp: Setzen Sie den Versand-Workflow früh auf (2026), bevor der Druck der Pflicht akut wird. Geschäftspartner verlangen zunehmend bereits jetzt E-Rechnungen – wer früh umstellt, hat bessere Beziehungen zu modernen B2B-Kunden.

Unternehmen, die z1Digital vertrauen

3 Wege

3 Wege, eine E-Rechnung zu erstellen.

Weg 1

Generator-Tools (kostenfrei, für Einzelfälle)

Für gelegentliche Einzel-Rechnungen funktionieren kostenfreie Online-Generatoren wie kostenlose-erechnung.de oder xrechnung-erstellen.com; der Quba-Viewer validiert und konvertiert. Geeignet für: 1–5 Rechnungen pro Monat, sehr kleine Unternehmen, Ad-hoc-Bedarf. Nicht geeignet für: regelmäßiges Rechnungs-Volumen, mehrere Nutzer, GoBD-konforme Archivierung.

Weg 2

Buchhaltungs-Software (für KMU)

Die Standard-Lösung für die meisten Mittelständler:

Software	Empfohlen für	Monatspreis ab
sevdesk	Freelancer + KMU bis 20 MA	7,90 €
Lexoffice	KMU bis 50 MA, einfache Buchhaltung	7,90 €
easybill	KMU mit hohem Rechnungs-Volumen	9 €
Billomat	Dienstleister, Freelancer	5 €
Papierkram	KMU, Vereine	kostenfrei (Basic)

Alle unterstützen XRechnung und ZUGFeRD. Mehr dazu im E-Rechnung-Software-Vergleich.

Weg 3

DATEV oder ERP-Integration (für Mittelständler ab 20 MA)

Wer ohnehin DATEV nutzt oder ein ERP-System fährt: DATEV Auftragswesen next integriert direkt in DATEV Unternehmen online (E-Rechnungs-Postfach für den Versand ab Mitte 2026 verfügbar), SAP, Microsoft Dynamics und Sage bringen eigene E-Rechnungs-Module mit, humbee deckt es als integrierte DMS-Lösung ab. Vorteil: ein einziges System für Rechnung, Buchhaltung und Archivierung – kein Daten-Bruch. Details unter DATEV E-Rechnung.

Pflichtangaben

Pflicht-Bestandteile einer E-Rechnung.

Die strukturierte XML-Datei muss alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten – dieselben wie bei Papier:

Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
Rechnungs-Nummer und Rechnungs-Datum
Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
Menge und Bezeichnung der Lieferung/Leistung
Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag
Bankverbindung, Skonto-Hinweise, Aufbewahrungs-Hinweise

Standard-Software befüllt diese Felder automatisch – Sie müssen nur die Kunden- und Positions-Daten ausfüllen.

Versand-Wege

Versand-Wege – wie kommt die Rechnung zum Empfänger.

Aktuell gibt es drei gängige Wege, eine E-Rechnung zu versenden:

E-Mail-Anhang

(ZUGFeRD-PDF als Anhang) – derzeit der häufigste Weg im B2B

Peppol-Netzwerk

Für internationale Geschäftspartner

DATEV E-Rechnungs-Postfach

(ab Mitte 2026 verfügbar) – direkter Postfach-zu-Postfach-Versand im DATEV-Netzwerk

Eine elektronische Übertragung über DE-Mail oder ELSTER ist nicht nötig – eine reguläre E-Mail mit korrekt strukturiertem Anhang reicht.

Umstellung

So begleitet z1Digital die Versand-Umstellung.

Von der Kunden-Analyse bis zum produktiven Versand – herstellerunabhängig und förderfähig:

1

Kunden-Analyse

Welche Ihrer B2B-Kunden erwarten welches Format? XRechnung-affin (Behörden-Kunden), ZUGFeRD (B2B-Mittelstand) oder Peppol (international)?
2

Software-Empfehlung

Auf Basis Ihrer Größe, Ihrer Buchhaltungs-Anbindung und Ihres Rechnungs-Volumens.
3

Einrichtung und Konfiguration

Stamm-Daten übernehmen, Rechnungs-Vorlagen erstellen, Validierung gegen EN 16931 testen.
4

Test-Versand

An ausgewählte Pilot-Kunden, mit Rückmeldungs-Schleife.
5

Roll-Out

Schrittweiser Versand-Übergang auf alle B2B-Kunden, parallel Schulung der Buchhaltung.

Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.

Zum E-Rechnung-Check

Kosten

Was die Versand-Umstellung kostet.

Software-Lizenz ab 7,90 €/Monat (KMU) bis 50–150 €/Monat (Mittelstand mit DATEV-Modul)
Beratungs-Anteil der Umstellung: 3.500–8.500 € je nach Komplexität
Mit Förderung (BAFA plus Thüringer Beratungsrichtlinie): Eigenanteil ab 1.500 € netto

01.01.2027: Versand-Pflicht ab Umsatz > 800.000 €
4 Wochen: typisch vom Setup bis zum Versand
ab 7,90 €: Software-Lizenz pro Monat (KMU)
ab 1.500 €: Eigenanteil mit Förderung

Quelle: z1Digital, Versand-Umstellung für KMU, 2026

Weiterführend

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FAQ

E-Rechnung erstellen: häufige Fragen

Reicht eine ZUGFeRD-PDF, die ich aus Word exportiere?

Nein. ZUGFeRD verlangt eingebettete strukturierte XML-Daten – das macht Word standardmäßig nicht. Sie brauchen eine echte ZUGFeRD-fähige Software.

Kann ich E-Rechnungen weiterhin per E-Mail versenden?

Ja. Das Format ist Pflicht (strukturiertes XML), der Übertragungs-Weg bleibt freigestellt. E-Mail mit XML-Anhang oder ZUGFeRD-PDF-Anhang ist üblich und konform.

Brauche ich eine elektronische Signatur?

Nein. Eine E-Rechnung muss nicht digital signiert sein. Eine GoBD-konforme Erfassung des Versand-Vorgangs reicht.

Wie validiere ich, ob meine E-Rechnung konform ist?

Mit dem kostenfreien Quba-Viewer oder dem ELSTER-Portal der Finanzverwaltung. Beide prüfen XRechnung und ZUGFeRD gegen die Norm EN 16931.

Was kostet sevdesk konkret?

sevdesk startet bei 7,90 €/Monat (Solo-Tarif) und geht bis 49 €/Monat für Team-Tarife. E-Rechnung ist in allen Paketen enthalten.

Muss ich eine Verfahrens-Dokumentation erstellen?

Ja. Die GoBD verlangt eine schriftliche Verfahrens-Dokumentation, die den E-Rechnungs-Prozess beschreibt – Erstellung, Versand, Archivierung. Wir erstellen die Vorlage in unseren Umstellungs-Paketen mit.

Kann ich eine E-Rechnung manuell aus XML programmieren?

Theoretisch ja. Praktisch nicht empfehlenswert – die Fehler-Anfälligkeit ist hoch, es gibt keinen Updates-Mechanismus und keinen Audit-Trail. Standard-Software ist günstiger als eine Eigenentwicklung.

Was passiert, wenn ich ab 2027 weiterhin PDFs verschicke?

Sie verlieren das Recht auf den Vorsteuer-Abzug bei Ihrem B2B-Kunden – und damit oft den Auftrag. Mehr noch: Bei Außenprüfungen sind formale Verstöße ein steuerlicher Risiko-Faktor.

Loslegen

Bereit für die Versand-Pflicht?

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