E-Rechnung · Kleinunternehmer
Empfangen müssen Sie seit 2025 – versenden dürfen Sie weiter per PDF. Wir klären Ihre Pflicht-Lage nach § 19 UStG und richten Ihren Empfangs-Workflow in 1–2 Werktagen ein, mit Förderung ab 160 € Eigenanteil.
Kurz & direkt
Sie möchten sich zunächst nur informieren? Der Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer erklärt Pflichten, Fälle und kostenfreie Tools im Detail. Diese Seite zeigt, wie wir die Umstellung als Service übernehmen.
Regel 1
Auch als Kleinunternehmer müssen Sie seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und korrekt verarbeiten. Praktisch heißt das:
Regel 2
Sie dürfen weiterhin PDF- oder Papier-Rechnungen versenden – auch nach 2027 und 2028. § 19 UStG befreit Sie ausdrücklich. Das gilt aber nur, solange Sie tatsächlich Kleinunternehmer sind. Überschreiten Sie die Umsatzgrenze und wechseln zur Regelbesteuerung, greift die normale E-Rechnungs-Versand-Pflicht (siehe Regel 3).
Regel 3
Ihre Umsatzgrenze als Kleinunternehmer ist (Stand 2026): 22.000 € im Vorjahr und 50.000 € im laufenden Jahr (Schätzung). Überschreiten Sie diese Grenze, wechseln Sie automatisch zur Regelbesteuerung – und damit greifen die normalen E-Rechnungs-Stichtage:
Praktisch: Im Übergangsjahr Ihrer Statusänderung sollten Sie den Versand-Workflow vorbereitend aufsetzen.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Übersicht
| Situation | Empfang | Versand |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Pflicht seit 01.01.2025 | dauerhaft befreit |
| Wechsel zu Regelbesteuerung (Umsatz > 22.000 €) | Pflicht seit 2025 | nach 2027/2028 wie alle |
| Rechnungen unter 250 € (Kleinbetrag) | Empfang Pflicht | Versand bleibt freiwillig |
| Rechnungen an Privatpersonen (B2C) | nicht relevant | Versand bleibt freiwillig |
Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.
Zum E-Rechnung-CheckFreiwillig umstellen?
Drei Argumente sprechen dafür – und eines dagegen.
Dafür
Viele Mittelständler stellen bis 2027/2028 ihren kompletten Eingangs-Workflow auf E-Rechnungs-Verarbeitung um. Wer dann noch PDFs oder Papier schickt, verursacht beim Kunden Mehraufwand – manche Großkunden lehnen Papier-Rechnungen bereits jetzt ab.
Dafür
Strukturierte E-Rechnungen werden in modernen Buchhaltungs-Systemen automatisch verbucht und zur Zahlung freigegeben. PDFs landen erst beim Sachbearbeiter, der sie manuell einbucht. Differenz: oft 5–10 Werktage in der Zahlungs-Bearbeitung.
Dafür
Wer bereits den E-Rechnungs-Workflow nutzt, hat beim Statuswechsel nichts mehr aufzubauen. Das spart später 2–4 Wochen Setup-Zeit.
Dagegen
Die Umstellung erfordert eine E-Rechnungs-fähige Software (sevdesk, Lexoffice, kostenfreie Generatoren). Wer mit Word- oder Excel-Vorlagen arbeitet, muss umstellen. Aufwand: 4–8 Stunden initial.
Unsere Empfehlung: Wenn Sie regelmäßig B2B-Rechnungen versenden, lohnt die freiwillige Umstellung. Wenn Sie nur gelegentlich an Privatpersonen oder Kleinbeträge stellen, kann die Umstellung warten.
Workflow
Drei Schritte, etwa 1–2 Werktage:
Empfehlung: rechnungen@firma.de als spezielle E-Rechnungs-Eingangs-Adresse. Auf Visitenkarten und Auftragsbestätigungen aufnehmen, damit Lieferanten sie direkt nutzen.
Kostenfrei mit Quba-Viewer (Bund) oder über das ELSTER-Portal. Damit lesen und validieren Sie eingehende XRechnung-XMLs.
Mindestens eine strukturierte Ablage in einem Cloud-Storage mit Datums-/Kunden-Ordnung. Besser: eine schlanke Buchhaltungs-Software wie sevdesk oder Papierkram (Basic-Tarif kostenfrei) – sie nimmt Rechnungen an, archiviert GoBD-konform und stellt sie dem Steuerberater bereit.
Förderung
Auch als Kleinunternehmer können Sie Förderprogramme nutzen, soweit Sie als KMU gelten (in der Regel ja):
Quelle: § 19 UStG, Stand 2026; z1Digital, Setup für Kleinunternehmer
Empfangs-bereit in 1–2 Werktagen? 30 Minuten, kostenfrei — wir prüfen Ihre Situation als Kleinunternehmer und kalkulieren die Förderung.
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Loslegen
Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihre Situation als Kleinunternehmer, richten den Empfangs-Workflow ein und kalkulieren die Förderung.
