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Erstgespräch

E-Rechnung · Vereine & Verbände

E-Rechnung für Vereine. Was gilt – und was nicht. 

Empfangen müssen Vereine seit 2025. Versenden nur, wenn ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb dahintersteht. Wir klären Ihre Situation und setzen den passenden Workflow auf.

Verein-Erstgespräch – 30 MinFörderung prüfen

Kurz & direkt

Vereine müssen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können – wie alle anderen B2B-Akteure. Die Versand-Pflicht gilt nur, wenn der Verein einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder steuerpflichtigen Zweckbetrieb unterhält und an andere Unternehmen Leistungen erbringt. Reine Mitgliedsbeiträge oder ideelle Tätigkeiten fallen nicht unter die Pflicht. z1Digital begleitet Vereine und Verbände in Thüringen bei der praktischen Umsetzung – darunter Bildungswerk ver.di Thüringen und Landessportbund.

Wer im Vereins-Kontext was tun muss – die Klarheits-Tabelle

Vereins-SituationEmpfangVersand
Verein ohne wirtschaftliche Tätigkeit (nur Mitgliedsbeiträge, ideeller Bereich)Pflicht seit 01.01.2025, wenn Eingangsrechnungen kommennicht relevant – keine Rechnungs-Stellung
Verein mit Zweckbetrieb (z.B. Bildungs-Angebote nach § 65 AO)Pflicht seit 2025Versand-Pflicht nur, wenn Empfänger ein Unternehmen ist und der Umsatz das verlangt
Verein mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb (steuerpflichtiger Bereich)Pflicht seit 2025wie reguläres Unternehmen: ab 2027 bei > 800.000 € Umsatz, ab 2028 für alle
Verein-Kleinunternehmer nach § 19 UStGEmpfang Pflichtdauerhaft befreit

Details zur Kleinunternehmer-Regelung: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Unternehmen, die z1Digital vertrauen

Szenarien

Drei typische Vereins-Szenarien

Szenario 1

Reiner Mitgliedsbeitrags-Verein (z.B. Amateur-Sportverein)

Ein Sportverein, dessen einzige Einnahmen Mitgliedsbeiträge sind und der keine wirtschaftliche Tätigkeit hat:

  • Versand-Pflicht: NEIN – es werden keine relevanten Rechnungen gestellt.
  • Empfangs-Pflicht: JA – wenn der Verein Eingangsrechnungen von Lieferanten bekommt (z.B. Trainingsmaterial, Hallenmiete), muss er sie E-Rechnungs-konform empfangen können.

z1-Empfehlung: Schlanker Empfangs-Workflow mit kostenfreien Tools (Quba-Viewer + Cloud-Archiv). Setup in 1 Werktag.

Szenario 2

Verein mit Zweckbetrieb (z.B. Bildungswerk mit Seminaren)

Ein gemeinnützig anerkanntes Bildungswerk (§ 52 AO), das Seminare für Unternehmen veranstaltet:

  • Empfangs-Pflicht: JA – seit 2025.
  • Versand-Pflicht: JA, wenn Empfänger Unternehmen sind – schrittweise nach den Stichtagen 2027/2028.
  • Spezial-Hinweis: Reine Seminar-Gebühren von Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht (B2C-Ausnahme).

z1-Empfehlung: Vollwertiges E-Rechnungs-Setup mit Buchhaltungs-Software (sevdesk, Lexoffice oder DATEV – je nach Größe). Beratungs-Setup 6 Werktage, mit ESF-Plus-Förderung Eigenanteil oft unter 1.500 €.

Szenario 3

Verband mit Geschäftsstelle und kommerzieller Tätigkeit

Ein Berufsverband oder eine Gewerkschaft mit Geschäftsstelle, Beratungs-Angeboten an Mitgliedsfirmen und Veranstaltungs-Vermarktung:

  • Empfangs-Pflicht: JA.
  • Versand-Pflicht: JA – schrittweise nach den normalen Stichtagen.

Beispiele aus z1-Mandanten-Erfahrung: das Bildungswerk ver.di Thüringen (Zweckbetrieb mit Bildungs-Angeboten für Unternehmen) und der Landessportbund Thüringen (ideelle Tätigkeit plus wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb mit Sponsoren-Rechnungen). In beiden Fällen läuft die E-Rechnungs-Empfangs-Lösung bereits, und die Versand-Vorbereitung ist abgeschlossen.

Ausnahmen

Was definitiv nicht unter die E-Rechnungs-Pflicht fällt

Rechnungen an Privatpersonen (Mitglieder)

B2C, immer ausgenommen

Rechnungen unter 250 €

(Kleinbetrags-Rechnungen) – Papier/PDF auch nach 2027/2028 zulässig

Spendenquittungen

keine Rechnungen im UStG-Sinn

Mitgliedsbeiträge

keine Leistung gegen Entgelt

Mahnungen, Buchungsbestätigungen

keine Rechnungen

Kostenloses Tool
Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Ihren Verein gelten – ohne Anmeldung.

Zum E-Rechnung-Check

Empfangs-Workflow

Wie der Empfangs-Workflow für einen Verein konkret aussieht

Drei Schritte, etwa 1–2 Werktage:

  1. 1
    Schritt 1

    Dedizierte E-Mail-Adresse einrichten

    Empfehlung: rechnungen@verein.de. Auf der Vereinswebsite und in allen Bestell-Vorgängen als Rechnungs-Empfangs-Adresse angeben.

  2. 2
    Schritt 2

    Anzeige-Software einrichten

    Kostenfrei mit Quba-Viewer (Bund) oder ELSTER-Portal. Für Vereine mit höherem Volumen: schlanke Buchhaltungs-Software wie sevdesk (ab 7,90 €/Monat) oder Vereinsplaner.

  3. 3
    Schritt 3

    GoBD-konforme Archivierung sicherstellen

    Mindestens revisionssichere Cloud-Ablage. Bei Vereinen mit Steuerberater-Anbindung: Integration in dessen DATEV-System.

Versand-Workflow

Versand-Workflow – falls Ihr Verein wirtschaftlich tätig ist

Wenn der Verein einen Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat:

01

Bis 2027

Papier-Rechnungen weiterhin erlaubt (Übergangsfrist für kleinere Umsätze).

02

Ab 01.01.2027

Versand-Pflicht bei Vorjahres-Umsatz über 800.000 €.

03

Ab 01.01.2028

Versand-Pflicht für alle übrigen wirtschaftlich tätigen Vereine.

Die meisten Vereine fallen unter die spätere Frist (2028). Wir empfehlen trotzdem, den Workflow früh aufzusetzen – Mitglieds-Unternehmen verlangen zunehmend schon jetzt E-Rechnungen.

Förderung

Förderung – speziell für Vereine attraktiv

Vereine als gemeinnützige Organisationen profitieren von höheren ESF-Plus-Förderquoten:

  • ESF Plus für Schulungen + Beratung – typisch 50–70 % Förderquote (höher als bei normalen Unternehmen).
  • Thüringer Beratungsrichtlinie – auch für Vereine mit Sitz in Thüringen anwendbar.
  • KI-Schulung Verbände – 195 €/TN statt 240 € bei Unternehmen.
1–2 Tage
Setup für reinen Empfangs-Workflow
1.100 €
Eigenanteil E-Rechnungs-Setup (10 MA, ESF Plus 50 %)
195 €/TN
KI-Grundschulung für Verbände
50–70 %
typische ESF-Plus-Förderquote für Vereine

Quelle: Rechenbeispiel Thüringer Verband (10 MA), 2026

Rechenbeispiel (Verband mit 10 MA, E-Rechnungs-Umstellung + KI-Grundschulung): E-Rechnungs-Setup 2.200 € minus ESF Plus 50 % (1.100 €) ergibt einen Eigenanteil von 1.100 €. KI-Grundschulung 10 TN × 195 € = 1.950 € minus ESF Plus 50 % (975 €) ergibt einen Eigenanteil von 975 €.

Welche Pflichten gelten für Ihren Verein – und was übernimmt die Förderung? 30 Minuten, kostenfrei — mit Einordnung und ESF-Plus-Kalkulation.

Verein-Erstgespräch anfragen

FAQ

E-Rechnung Vereine: häufige Fragen

Wir sind ein gemeinnütziger Verein mit nur Mitgliedsbeiträgen. Müssen wir wirklich etwas tun?
Nur den Empfang. Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und archivieren können. Die Versand-Pflicht greift bei reinen Mitgliedsbeiträgen nicht.
Wann genau ist mein Verein „wirtschaftlich tätig"?
Wenn Sie regelmäßig Leistungen gegen Entgelt erbringen – Seminare, Beratung, Verkauf, Sponsoren-Leistungen – und der Bereich nicht als Zweckbetrieb nach § 65 AO geschützt ist. Im Zweifel den Steuerberater fragen oder uns ansprechen.
Wir haben einen Zweckbetrieb. Bekommen wir trotzdem alle Förderungen?
Ja, sogar oft mit höheren Quoten. ESF Plus, Thüringer Beratungsrichtlinie und KI-Schulungs-Förderlinien sind für Vereine und gemeinnützige Organisationen häufig besonders attraktiv.
Welche Software empfehlen Sie speziell für Vereine?
Für reine Empfangs-Lösung: Quba-Viewer + Cloud-Archiv. Für komplexere Vereine: sevdesk, Lexoffice oder Vereinsplaner. Mit DATEV-Anbindung: DATEV Auftragswesen next.
Was, wenn unser Steuerberater noch keine E-Rechnung kann?
Ungewöhnlich – die meisten Kanzleien sind 2025 bereits umgestellt. Sollte das so sein: Wir vermitteln Sie an Steuerberater im z1-Netzwerk, die E-Rechnungs-kompatibel arbeiten.
Können Vereine die KI-Schulung mit der E-Rechnung kombinieren?
Ja. Vereine sind seit 02.02.2025 ebenfalls von der KI-Schulungspflicht nach Art. 4 EU AI Act betroffen, wenn sie KI-Tools nutzen. Wir bieten die Schulung für Verbände zu 195 €/TN – mit ESF-Plus-Förderung effektiv ab 100 € Eigenanteil pro TN.
Wie schnell können wir starten?
Für ein reines Empfangs-Setup: 1–2 Werktage. Für eine vollständige Umstellung inkl. Versand und Beratung: 4–6 Wochen.

Quellen

Loslegen

Klären wir die Pflicht-Lage für Ihren Verein.

Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch ordnen wir Ihren Verein ein, setzen den passenden Empfangs- oder Versand-Workflow auf und kalkulieren die ESF-Plus-Förderung.

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