KI-Use-Cases · Tägliche Arbeit

KI im Büroalltag — tägliche Arbeit sicher im eigenen System

Texte verfassen, übersetzen, zusammenfassen, recherchieren – statt heimlich ChatGPT mit Firmendaten zu füttern. Eine DSGVO-konforme Plattform in Ihrer eigenen Infrastruktur.

CompanyGPT-Demo anfragen Förderung prüfen

Kurz & direkt

KI im Büroalltag macht aus täglichen Routine-Tätigkeiten effiziente Workflows: Texte verfassen, übersetzen, zusammenfassen, recherchieren, Bilder erzeugen. Statt heimlich ChatGPT mit Firmendaten zu füttern, nutzen Mitarbeitende eine DSGVO-konforme Plattform wie CompanyGPT in der Unternehmens-Infrastruktur. Typische Ergebnisse: 30–50 % weniger Zeit für Standard-Bürotätigkeiten, keine Schatten-KI mehr, keine DSGVO-Verstöße, EU-AI-Act-Compliance erfüllt. Integriert mit Anwender-Schulung in 2–4 Wochen.

Die täglichen Aufgaben, bei denen KI greift

Mitarbeitende in jedem Mittelstand verbringen täglich Zeit mit acht typischen Aufgaben:

01

E-Mails schreiben

Antworten formulieren, Tonalität anpassen, Vorlagen erstellen
02

Texte erstellen

Berichte, Newsletter, Mitglieder-Briefe, Pressemitteilungen
03

Texte übersetzen

Deutsch → Englisch, internationale Korrespondenz
04

Dokumente zusammenfassen

lange Berichte auf das Wesentliche reduzieren
05

Recherche

Hintergrund-Informationen sammeln, Vergleiche anstellen
06

Daten analysieren

Excel-Tabellen interpretieren, KPIs herausarbeiten
07

Präsentationen erstellen

Outlines, Sprechblasen-Texte, Folien-Strukturen
08

Bilder erzeugen

Stock-Foto-Ersatz, Icon-Designs, Schemen

Alle acht sind heute mit KI mehr oder weniger gut machbar – die Frage ist nur, mit welcher KI und unter welchen Bedingungen.

Unternehmen, die z1Digital vertrauen

Problem

Das Problem ohne legitime KI-Plattform.

Wenn Sie als Geschäftsführung keine legitime KI-Lösung bereitstellen, passiert in der Regel Folgendes:

Mitarbeitende nutzen private ChatGPT-Accounts (Free-Tier oder Pro)

Sie kopieren Firmendaten (Kunden-Briefings, Wettbewerbs-Analysen, Strategie-Skizzen) in die Tools

Diese Daten landen mit hoher Wahrscheinlichkeit in fremden Trainingsdatensätzen

Die Schulungspflicht nach Art. 4 EU AI Act ist nicht erfüllt

Bei DSGVO-Prüfungen entstehen Compliance-Lücken

Das ist die Schatten-KI-Realität. Warum sie jedes Unternehmen längst betrifft, lesen Sie unter Schatten-KI im Unternehmen.

Lösung

Die Lösung — CompanyGPT als legitime KI-Plattform.

CompanyGPT (gemeinsam mit unserem Partner Join) bietet eine eigene KI-Plattform in Ihrer Infrastruktur:

DSGVO-konform

Daten verlassen Ihr Unternehmen nicht

Modellunabhängig

bindet OpenAI GPT-4, Claude, Llama oder eigene Modelle ein

Mit Wissens-Anbindung

humbee, SharePoint, eigene Datenbanken als Wissensquelle

Zentral administriert

Sie sehen, wer es nutzt, wofür und wann

Open-Source-Basis

kein Vendor-Lock-in

Mehr dazu auf der CompanyGPT-Plattform-Detailseite.

Beispiele

Konkrete Beispiele aus dem Büroalltag.

Vertriebs-Sachbearbeitung

Vorher: 8 ähnliche Angebots-Mails pro Tag, 12 Minuten Tipp-Zeit pro Mail – total 96 Minuten. Mit CompanyGPT: Stichworte zur Anfrage eingeben, CompanyGPT erstellt den Entwurf, der Mitarbeiter prüft und passt an. 4 Minuten Korrekturzeit pro Mail, total 32 Minuten. Zeitersparnis: 64 Minuten/Tag.

Marketing

Vorher: LinkedIn-Post zum neuen Service formulieren – Erstversion, Überarbeitung, Marken-Stimme prüfen. 45 Minuten pro Post, 3 Posts pro Woche. Mit CompanyGPT: Briefing eingeben (Service, Zielgruppe, Tonalität-Beispiele), CompanyGPT generiert 3 Varianten, der Mitarbeiter wählt und feilt. 12 Minuten pro Post. Zeitersparnis: 99 Minuten/Woche.

Geschäftsführung

Vorher: Jahres-Pressemitteilung schreiben – komplette Erst-Erstellung, mehrere Iterationen mit PR-Beratung. 6 Stunden Eigenzeit. Mit CompanyGPT: Briefing eingeben, CompanyGPT erstellt Strukturvorschlag und Erstentwurf, der Geschäftsführer überarbeitet. 2 Stunden Eigenzeit. Zeitersparnis: 4 Stunden.

HR

Vorher: Stellenausschreibung mit Anti-Diskriminierungs-Check – 90 Minuten Erst-Erstellung plus 30 Minuten Check. Mit CompanyGPT: Anforderungs-Profil eingeben, CompanyGPT formuliert einen geschlechtsneutralen Text mit konformen Formulierungen. 25 Minuten gesamt. Zeitersparnis: 95 Minuten.

Wie viel Bürozeit steckt bei Ihnen in Routine-Texten? Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir CompanyGPT live an Ihren eigenen Beispielen.

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Schulung

Was Mitarbeitende lernen müssen — Anwender-Schulung.

CompanyGPT ist nicht selbsterklärend. Mitarbeitende brauchen 2–3 Stunden Anwender-Schulung, um die Plattform effektiv zu nutzen:

Prompt-Engineering

wie formuliere ich gute Anfragen?

Daten-Eingabe

welche Daten sind okay, welche nicht?

Quellen-Verifikation

Antworten kritisch prüfen, Halluzinationen erkennen

Marken-Stimme

die KI an die Unternehmens-Tonalität anpassen

Datenschutz-Praxis

DSGVO-konform im Alltag

Dieses Wissen vermitteln wir in der Anwender-Schulung für Microsoft Copilot und CompanyGPT.

Kosten

Was die Plattform vs. Schulung kostet.

Kostenpositionen

Position	Wert
CompanyGPT-Plattform (falls noch nicht vorhanden)	ab 18.000 € initial – siehe CompanyGPT-Preise
Anwender-Schulung pro Mitarbeitender	ca. 180 € netto/TN für 2-Stunden-Praxis-Schulung
KI-Grundschulung (Pflicht nach EU AI Act)	240 € netto/TN
Mit Förderung (ESF Plus)	Schulungs-Anteil 50 % erstattet

Pro Mitarbeitendem somit ein Initial-Aufwand von 420 € netto Schulung, mit Förderung etwa 210 € netto.

30–50 %: weniger Zeit für Standard-Bürotätigkeiten
64 Min.: Tagesersparnis im Vertriebs-Beispiel
2–4 Wochen: bis Plattform und Schulung produktiv sind
ab 210 €: Schulungs-Eigenanteil pro MA mit Förderung

Quelle: z1-Praxis-Beispiele Büroalltag · ESF-Plus-Förderquote, 2026

Geben Sie Schatten-KI eine legitime Alternative. Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch klären wir die EU-AI-Act-Schulungspflicht und kalkulieren die Förderung für Plattform und Schulung.

Kostenloses Erstgespräch

Weiterführend

Weiterführend.

Schatten-KI im Unternehmen – warum die legitime Alternative entscheidend ist.
CompanyGPT – die DSGVO-konforme Plattform für die tägliche Arbeit.
KI-Use-Cases-Übersicht – alle vier Anwendungsfelder im Vergleich.

FAQ

KI im Büroalltag: häufige Fragen

Was unterscheidet CompanyGPT von Microsoft Copilot Business?

Beide sind DSGVO-fähiger als Free-Tier-ChatGPT. CompanyGPT läuft in Ihrer Infrastruktur, Copilot in der Microsoft-Cloud (mit AV-Vertrag). CompanyGPT ist modellunabhängig, Copilot ist auf OpenAI-Modelle beschränkt. Bei reiner Office-Integration ist Copilot oft einfacher; bei mehr Unabhängigkeit ist CompanyGPT die bessere Wahl.

Müssen alle Mitarbeitenden eine Schulung machen?

Ja – die KI-Grundschulung nach Art. 4 EU AI Act ist Pflicht. Die Anwender-Schulung für CompanyGPT ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber praktisch sehr empfohlen: ohne Schulung wird die Plattform nicht effektiv genutzt.

Können Mitarbeitende auch ChatGPT-Pro behalten?

Theoretisch ja, mit klaren Regeln (keine Firmendaten in fremde Tools). Praktisch zeigt sich: Wenn CompanyGPT die bessere Alternative ist, nutzen Mitarbeitende ChatGPT-Pro nicht mehr – die Anreize zur Schatten-KI verschwinden.

Was ist mit Bildern und Multimedia?

CompanyGPT unterstützt Image-Generation (z.B. DALL-E, Stable Diffusion als Backend) und Image-Analyse. Multimodale Use Cases wie Audio-Transkription oder Video-Zusammenfassung sind erweiterbar.

Welche Modelle empfehlen Sie für Text-Aufgaben?

Standard-Bürotext (E-Mails, Newsletter): GPT-4 oder Claude (Cloud, mit AV-Vertrag DSGVO-fähig). Sensible Daten (Strategie, HR): lokales Llama 3 oder Mistral. Übersetzung: GPT-4 mit Custom-Instructions oder DeepL-API-Integration. Die konkrete Empfehlung geben wir im Erstgespräch, basierend auf der Daten-Sensibilität.

Wie integrieren wir CompanyGPT in Outlook und Word?

Über API-Integration oder Add-ins. Mitarbeitende rufen CompanyGPT direkt aus ihrer gewohnten Office-Umgebung auf – keine separate Browser-Anwendung nötig.

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