Celonis
Marktführer, Lizenz typisch 6–7-stellig pro Jahr, eher Großunternehmen
Beratung & Prozesse · Process Mining
Process Mining für den Mittelstand. Pragmatisch statt Enterprise-Lizenz.
Geschäftsprozesse datenbasiert sichtbar machen – ohne 6-stellige Celonis-Lizenz. Schlanke Tools, fokussiert auf konkrete Backoffice-Optimierung. Pilot ab 5.000 €, mit Förderung Eigenanteil ab 1.000 €.
Kurz & direkt
Process Mining macht Geschäftsprozesse datenbasiert sichtbar – wo entstehen Engpässe, wo wird Geld verbrannt, welche Workflow-Varianten existieren tatsächlich. Der Markt wird von Celonis und IBM dominiert – beide mit Enterprise-Preisen. z1Digital macht Process Mining für den Mittelstand (30–250 MA) pragmatisch und ohne 6-stellige Lizenz-Investitionen: mit schlankeren Tools (UpDoc Pro, eigene Skript-Lösungen, Open-Source-Komponenten), fokussiert auf konkrete Backoffice-Optimierung. Typische Ergebnisse: 15–30 % Optimierungs-Potenzial im Backoffice sichtbar.
Was Process Mining ist – die kurze Erklärung
Klassische Prozess-Analyse: ein Berater interviewt Mitarbeitende, zeichnet Prozesse mit Symbolen auf, dokumentiert die „Soll“-Workflows. Das Problem: die Realität sieht oft ganz anders aus als das Soll-Modell.
Process Mining macht es andersherum: Aus den echten Daten der IT-Systeme wird die tatsächliche Workflow-Realität rekonstruiert. Eine ausführliche Einordnung finden Sie im Ratgeber Process Mining erklärt.
Unternehmen, die z1Digital vertrauen
Marktlage
Warum der Mittelstand bei Process Mining unterversorgt ist
Die etablierten Anbieter haben einen Konzern-Fokus:
IBM Process Mining
IBM-Ökosystem-Bezug, Enterprise-orientiert
SAP Signavio
SAP-zentriert, primär für SAP-Großkunden
UiPath Process Mining
RPA-Stack-Integration, kein Standalone für KMU
Software AG ARIS
sehr breite ECM/BPM-Suite, für Konzerne
Für einen Thüringer Mittelständler mit 60 MA passt keiner dieser Anbieter wirtschaftlich – die Lizenz-Kosten allein übersteigen oft den möglichen Effizienz-Gewinn. z1Digital macht Process Mining anders: schlanke Tools statt Enterprise-Plattform, Pilot-Projekt-Ansatz statt Großvertrags-Logik, Fokus auf 1–3 konkrete Prozesse und mit Förderung kalkuliert.
Einordnung
Wann Process Mining Sinn macht
Process Mining passt, wenn:
- Sie 30–250 Mitarbeitende haben (kleiner = zu wenig Daten, größer = Enterprise-Lösung besser)
- Sie eine IT-Landschaft mit transaktionalen Daten haben (DATEV, CRM, ERP, DMS)
- Sie Optimierungs-Potenziale im Backoffice vermuten (Bearbeitungs-Zeiten, Doppel-Arbeit, Workflow-Varianten)
- Sie datenbasierte Argumente für Investitions-Entscheidungen wollen
- Sie ein DMS-, RPA- oder KI-Vorhaben planen und vorher den Soll-Zustand fundiert verstehen wollen
Process Mining passt NICHT, wenn:
- Sie unter 30 MA haben – die Daten sind zu dünn für aussagekräftige Analysen
- Sie keine transaktionalen IT-Systeme haben – keine Daten zum Mining
- Sie eine klassische Prozessberatung mit Interview-Methodik suchen (geht auch über die Prozessaufnahme, aber ohne Mining)
- Sie ein unternehmensweites Mining-Programm wollen – dafür sind Celonis und Konsorten die richtige Adresse
Ablauf
Was z1Digital konkret macht – der Process-Mining-Pilot
Fünf Phasen vom Kick-off bis zum finalen Bericht.
- 1 Phase 1 · 1 Tag
Pilot-Prozess-Auswahl
Wir wählen mit Ihnen 1–2 konkrete Backoffice-Prozesse aus – z.B. Eingangs-Rechnungs-Bearbeitung, Kunden-Auftrags-Abwicklung, HR-Onboarding oder Förder-Antrags-Bearbeitung.
- 2 Phase 2 · 1–2 Wochen
Daten-Extraktion
Wir extrahieren die nötigen Event-Daten aus Ihren Bestandssystemen: Zeitstempel pro Bearbeitungs-Schritt, Akteur pro Schritt, Status-Veränderungen – mit Anonymisierung sensibler Daten.
- 3 Phase 3 · 1–2 Wochen
Mining-Analyse
Tatsächliche Prozess-Varianten, Bearbeitungs-Zeiten pro Schritt, Engpässe und Wartezeiten, Compliance-Abweichungen und Workload-Verteilung zwischen Mitarbeitenden.
- 4 Phase 4 · 3–5 Tage
Empfehlungen
Schriftliches Ergebnis-Dokument mit visualisierten Prozess-Karten, 5–15 konkreten Optimierungs-Empfehlungen, Aufwand-Nutzen-Schätzung pro Empfehlung und Implementierungs-Roadmap.
- 5 Phase 5 · 1 Tag
Übergabe und Follow-up
Halbtages-Präsentation mit dem Führungskreis. Diskussion und Entscheidung über die Folge-Schritte.
Gesamt-Dauer: typisch 6–10 Wochen vom Kick-off bis zum finalen Bericht.
Welcher Prozess eignet sich bei Ihnen als Pilot? Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch wählen wir einen geeigneten Pilot-Prozess, schätzen das Potenzial und kalkulieren die Förderung.
Pilot-Prozess besprechenWerkzeuge
Tools, die z1Digital im Mittelstand-Process-Mining einsetzt
Statt Celonis nutzen wir schlankere Werkzeuge:
| Tool | Eignung | Kosten-Profil |
|---|---|---|
| UpDoc Pro / orgavision Mining-Modul | Mittelstand-Schwerpunkt | Lizenz ab 3.000 €/Jahr |
| ProDiscovery (Hochschul-Spin-off) | akademisch-pragmatisch | Lizenz ab 4.000 €/Jahr |
| PM4Py (Open-Source-Bibliothek) | custom-Lösungen mit Python | kostenfrei, Berater-Aufwand höher |
| Apromore | Open-Source mit Cloud-Variante | kostenfrei bzw. ab 200 €/Monat Cloud |
| bupaR (R-Package) | akademisch | kostenfrei |
Für die meisten KMU-Pilots reicht UpDoc Pro oder PM4Py mit individueller Analyse. Bei Bedarf einer Plattform-Implementation (mit Live-Monitoring statt Einmal-Analyse): Apromore oder kommerzielle Mittelstand-Mining-Plattformen.
Beispiel
Konkretes Pilot-Beispiel
Mandant: Mittelständischer Anlagenbauer in Thüringen, 85 MA.
Pilot-Prozess: Eingangs-Rechnungs-Bearbeitung – von Posteingang bis Buchung in DATEV.
Vor dem Mining
Die Annahme lautete: durchschnittliche Bearbeitungszeit 3 Werktage, 1 Bearbeitungs-Pfad (Posteingang → Sachbearbeiter → Freigabe → Buchung).
Empfehlungen
Vorqualifikations-Workflow mit KI-Indexierung, Eskalations-Logik bei Rückläufen statt manueller Rück-Mails, Workload-Balancing zwischen Sachbearbeitern.
Mining-Ergebnis (nach 4 Wochen Datenanalyse)
- Tatsächliche Bearbeitungszeit: 7,2 Werktage im Schnitt
- 14 unterschiedliche Bearbeitungs-Pfade erkannt (Workarounds, Rückläufe, Sonderfälle)
- Engpass bei 1 von 5 Sachbearbeitern (3× Bearbeitungs-Last)
- 23 % der Rechnungen wurden 2× oder mehr „angefasst“ (Doppel-Arbeit)
- Skonto-Verluste durch verspätete Bearbeitung: 28.000 €/Jahr
Geschätzter Effekt: 30 % Bearbeitungszeit-Reduktion + 80 % Skonto-Recovery = etwa 60.000 €/Jahr eingespart. Pilot-Kosten: 8.500 € netto, mit BAFA + Beratungsrichtlinie Eigenanteil 2.100 € – ROI in 5 Wochen.
- 15–30 %
- Optimierungs-Potenzial im untersuchten Prozess (typisch)
- ab 5.000 €
- Quick-Pilot netto, 1 Prozess
- ab 1.000 €
- Eigenanteil mit BAFA-Förderung in Thüringen
- 5–15×
- typischer ROI bei guter Pilot-Auswahl
Quelle: z1Digital, Stand 2026
Wo verliert Ihr Backoffice heute Marge? Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch schätzen wir das Potenzial Ihres Pilot-Prozesses — ehrlich, ohne ROI-Versprechen vorab.
Erstgespräch vereinbarenKosten
Was ein Process-Mining-Pilot typisch kostet
| Pilot-Umfang | Beratungs-Tage | Bruttokosten | Mit Förderung Eigenanteil |
|---|---|---|---|
| Quick-Pilot (1 Prozess, 4 Wochen) | 5–7 Tage | 5.000–6.500 € | ab 1.000–1.500 € |
| Standard-Pilot (1–2 Prozesse, 6 Wochen) | 8–12 Tage | 8.500–12.000 € | ab 2.100–3.000 € |
| Tiefen-Pilot (3+ Prozesse, 10 Wochen) | 14–18 Tage | 14.000–18.500 € | ab 3.500–4.700 € |
| Plattform-Implementation (Mining-Tool dauerhaft im Einsatz) | individuell | 25.000+ € | individuell |
FAQ
Process Mining: häufige Fragen
Brauchen wir spezielle IT-Voraussetzungen für Process Mining?
Sie brauchen ein transaktionales IT-System (DATEV, CRM, ERP, DMS) mit Event-Logs (Zeitstempel pro Aktion). Bei DATEV-zentrierten Mittelständlern ist das praktisch immer gegeben.
Wie sieht die Datenschutz-Lage aus?
Wir anonymisieren personenbezogene Daten vor der Mining-Analyse. Mitarbeiter-Namen werden zu Rollen abstrahiert („Sachbearbeiter 1“ statt „Müller“). Mitbestimmungs-rechtliche Themen klären wir vorab mit Ihrem Betriebsrat.
Was unterscheidet z1-Process-Mining von Celonis?
Celonis ist Marktführer mit Enterprise-Fokus – Plattform-Lizenz typisch 6-stellig pro Jahr, Implementation 12+ Monate. z1Digital macht Pilot-orientierte Analysen für 5.000–18.000 € mit klarem ROI und konkreten Empfehlungen. Wenn Sie nach dem Pilot eine Plattform-Implementation wollen, vermitteln wir an Spezialisten.
Können wir Process Mining intern selbst machen?
Theoretisch ja, mit Open-Source-Tools (PM4Py, Apromore). Praktisch braucht es Process-Mining-Expertise (Daten-Extraktion, Anonymisierung, Visualisierung, Interpretation) plus organisatorisches Geschick (Mitbestimmungs-Logik, Empfehlungs-Kommunikation). Bei den meisten KMU lohnt externe Beratung.
Wie hoch ist der typische ROI eines Pilots?
Bei guter Pilot-Auswahl 5–15× – die Investition rechnet sich oft innerhalb weniger Wochen über die direkten Empfehlungs-Effekte. Beispiel: 8.500 € Pilot, 60.000 €/Jahr Einsparung ergibt einen ROI von rund 7×.
Was passiert nach dem Pilot?
Drei Optionen: Sie setzen die Empfehlungen selbst um, wir setzen mit um (RPA, Workflow-Anpassung, DMS-Optimierung), oder Sie wollen kontinuierliches Mining – dann vermitteln wir an Plattform-Spezialisten.
Wer ist mein Ansprechpartner?
Stefan Lausch (Geschäftsführer). Mehr im Team-Profil auf der Über-uns-Seite.
Kann Process Mining auch für Kommunen oder Verbände relevant sein?
Ja – speziell für Mitglieder-Antrags-Bearbeitung oder Bürger-Antrags-Workflows. Die Anwendungsfälle ähneln dem Mittelstand, nur die Daten-Quellen sind andere (Fachverfahren statt ERP).
Welche Ergebnisse sind realistisch – versprechen Sie nicht zu viel?
Aus 100+ z1-Projekten: typisch 15–30 % Optimierungs-Potenzial im untersuchten Prozess sichtbar. In Einzelfällen 50 %+, in anderen unter 10 %. Wir machen vorab keine ROI-Versprechen – die kommen erst aus der Datenanalyse.
Weiterführend
- Grundlagen-Artikel: Process Mining erklärt
- Der nächste Schritt nach dem Pilot: Prozessautomatisierung
- Klassische Aufnahme ohne Mining: Prozessaufnahme und Prozessoptimierung
- Strategischer Kontext: Digitalstrategie und der Beratungs-Pillar
- KI im Büroalltag: KI-Use-Cases
- Förderung des Pilots: BAFA-Förderung
Loslegen
Bereit für einen Process-Mining-Pilot?
Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch wählen wir einen geeigneten Pilot-Prozess, schätzen das Potenzial und kalkulieren die Förderung.