KI · EU AI Act

EU AI Act. Was die KI-Verordnung für KMU, Verbände und Kommunen bedeutet.

Art. 4 KI-Kompetenzpflicht gilt seit dem 02.02.2025 – ohne Übergangsfrist. Wir übersetzen die Verordnung in eine konkrete Checkliste und setzen die Schulung in 2–4 Wochen um.

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Kurz & direkt

Die EU-KI-Verordnung (EU AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689) ist seit dem 01.08.2024 in Kraft. Pflichten greifen gestaffelt – die wichtigste für Mittelstand und Verbände gilt bereits seit dem 02.02.2025: Art. 4 schreibt die KI-Kompetenz aller Mitarbeitenden vor, die KI einsetzen. Verstöße werden mit bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet – der höhere Wert greift. Diese Seite erklärt, was die Verordnung für KMU, Verbände und Kommunen bedeutet, welche Pflichten Sie konkret betreffen und wie z1Digital die Umsetzung in 2–4 Wochen macht.

Stichtags-Übersicht – was wann gilt

Datum	Was gilt
01.08.2024	Verordnung in Kraft getreten – die Übergangsfristen für die einzelnen Pflichten beginnen zu laufen.
02.02.2025	Art. 4 KI-Kompetenzpflicht – alle Mitarbeitenden, die KI nutzen, müssen geschult sein. Bereits in Kraft.
02.02.2025	Verbote für bestimmte KI-Anwendungen (Social Scoring, biometrische Echtzeit-Identifikation in öffentlichen Räumen, manipulative Systeme). Bereits in Kraft.
02.08.2025	Regeln für GPAI (General-Purpose AI) – Anbieter generischer KI-Modelle (z. B. OpenAI, Anthropic) bekommen Transparenz- und Dokumentationspflichten.
02.08.2026	Hochrisiko-KI-Systeme müssen vollständig konform sein – z. B. in Personalauswahl, Kreditbewertung, Bildung.
02.08.2027	Letzte Übergangsfrist endet – vollständige Anwendbarkeit aller Bestimmungen.

Für die meisten KMU, Verbände und Kommunen ist die wichtigste Pflicht jetzt: Art. 4 – KI-Kompetenz. Diese gilt seit dem 02.02.2025 ohne Übergangsfrist.

Unternehmen, die z1Digital vertrauen

Art. 4

Art. 4 – die KI-Kompetenzpflicht im Detail.

Wortlaut der Verordnung (sinngemäß): Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Niveau an KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden und anderer Personen sicherzustellen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung der KI-Systeme befasst sind.

Was das praktisch heißt:

Wer ist „Betreiber"?

Jedes Unternehmen, das KI im operativen Betrieb nutzt – auch wenn die KI von einem externen Anbieter (OpenAI, Microsoft, Google) bereitgestellt wird.

Wer ist „Mitarbeitender"?

Jede Person, die KI im Auftrag des Unternehmens nutzt – egal ob ChatGPT für E-Mails, Copilot für Textgenerierung oder DeepSeek für Recherche.

Was ist „ausreichende KI-Kompetenz"?

Verständnis der Funktionsweise, der Grenzen, der Risiken und der rechtlichen Rahmenbedingungen – angemessen zum Einsatzkontext.

Wie weisen Sie das nach?

Mit dokumentierten Schulungen, Teilnahmebescheinigungen und Verfahrens-Dokumentation.

Die Verordnung schreibt keine konkrete Schulungsdauer vor. Die Praxis hat sich auf 2–4 Stunden Präsenz-Schulung als angemessenes Minimum eingependelt – entsprechend den Handlungsleitlinien des Beratungszentrums für Künstliche Intelligenz (BeKI) am Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung.

z1Digital arbeitet exakt nach diesen Leitlinien. Mehr unter KI-Grundschulung für Unternehmen – 240 €/TN und für Verbände – 195 €/TN.

Sind Ihre Mitarbeitenden schon Art.-4-konform geschult? Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihren Status und klären die Schulungspflicht.

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Betroffene

Wer von der Verordnung betroffen ist – die KMU-Perspektive.

Drei Fallgruppen, die im Mittelstand fast immer greifen:

Fall 1 – Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Copilot oder Ähnliches

Wenn auch nur ein Mitarbeiter eines Ihrer Tools (Microsoft 365 mit Copilot, ChatGPT-Pro, Google Workspace mit Gemini) einsetzt – und das tut in der Praxis fast jeder – sind Sie Betreiber im Sinne der Verordnung. Die Schulungspflicht greift.

Fall 2 – Sie nutzen branchenspezifische KI-Tools

KI-gestützte Bewerber-Filterung in HR-Software
KI-Texterstellung im Marketing-Tool
KI-Übersetzung in Customer-Support-Software
KI-Buchhaltungs-Vorschläge in DATEV oder sevdesk

Wenn das Tool KI-Funktionen anbietet, sind die nutzenden Mitarbeiter schulungspflichtig.

Fall 3 – Sie planen eine eigene KI-Anwendung

Beispiel: Sie führen CompanyGPT ein oder bauen einen KI-Chatbot für Ihre Website. Dann sind Sie sowohl Betreiber als auch (eingeschränkt) Anbieter – mit erweiterten Pflichten.

Risikoklassen

Die fünf Risikoklassen – und wo Ihre KI-Anwendung landet.

Die Verordnung unterscheidet vier Risikoklassen plus Sonderregeln für generelle KI:

1. Verbotene KI (Art. 5) – gilt seit 02.02.2025

Bestimmte KI-Anwendungen sind komplett verboten. Für KMU praktisch irrelevant – die meisten betreffen Behörden oder Massendaten-Verarbeitung:

Social Scoring (China-Modell)
biometrische Echtzeit-Identifikation in öffentlichen Räumen (mit engen Ausnahmen)
Emotion-Recognition am Arbeitsplatz und im Bildungsbereich (außer medizinisch oder sicherheits-bedingt)
manipulative Systeme, die schutzbedürftige Gruppen ausnutzen

2. Hochrisiko-KI – Konformität ab 02.08.2026

Hochrisiko-Anwendungen brauchen ab 02.08.2026 eine vollständige Konformitäts-Bewertung. Für KMU relevant:

HR-Auswahlsysteme (Bewerber-Filterung, automatische CV-Bewertung)
Kreditscoring und Versicherungs-Risiko-Bewertung
Bildungs-Bewertungssysteme (in Schulen und Bildungsträgern)
kritische Infrastruktur (Wasser, Strom, Verkehr)

Wer solche Anwendungen einsetzt, braucht Risiko-Management, Qualitätssicherung, technische Dokumentation, Transparenz und Aufsicht durch Menschen.

3. Begrenztes Risiko mit Transparenz-Pflichten

Hier fallen die meisten KMU-Anwendungen rein:

Chatbots – Nutzer muss erkennen können, dass er mit KI interagiert
KI-generierte Bilder/Videos/Audio (Deepfakes) – müssen als KI-Erzeugnis gekennzeichnet sein
Emotion-Recognition oder biometrische Kategorisierung außerhalb verbotener Kontexte – Information der Betroffenen

4. Minimales Risiko – die meisten Anwendungen

KI-Spam-Filter, KI-Suchfunktionen, KI-Vorschläge in normaler Bürosoftware – minimales Risiko, keine besonderen Pflichten (außer Art. 4 Schulungspflicht).

5. GPAI – General-Purpose AI

Anbieter generischer KI-Modelle (OpenAI mit GPT-4, Anthropic mit Claude, Google mit Gemini) bekommen ab 02.08.2025 erweiterte Pflichten – Transparenz über Trainingsdaten, Energieverbrauch, systemische Risiken. Als KMU-Betreiber sind Sie nicht direkt betroffen, können aber von Ihren Anbietern Auskunft verlangen.

Bußgelder

Bußgelder – was bei Verstoß droht.

Die Bußgeld-Höhe hängt vom Verstoß ab – der höhere von Festbetrag oder Prozentsatz des weltweiten Jahresumsatzes greift:

Verstoß	Bußgeld bis zu
verbotene KI-Anwendung	35 Mio. € oder 7 % des Jahresumsatzes
Verstoß gegen Anbieter-Pflichten (Hochrisiko-KI)	15 Mio. € oder 3 % des Jahresumsatzes
Verstoß gegen Schulungspflicht (Art. 4)	15 Mio. € oder 3 % des Jahresumsatzes
falsche/unvollständige Auskunft an Behörden	7,5 Mio. € oder 1 % des Jahresumsatzes

Bei KMU sind die Bußgelder niedriger gedeckelt – Faustregel: das Geringere von Festbetrag und 1–3 % vom KMU-Jahresumsatz.

Aber: Auch wenn die nominalen Höchstwerte selten erreicht werden, ist der Reputations-Schaden bei einem Bußgeld-Verfahren erheblich. Ein KMU mit einem aktiven Verfahren wegen KI-Verstößen verliert Kunden-Vertrauen, Versicherungs-Konditionen und Recruiting-Attraktivität.

02.02.2025: Art. 4 Schulungspflicht in Kraft
bis 35 Mio. €: Bußgeld oder 7 % vom Jahresumsatz
240 € / 195 €: pro TN – Unternehmen / Verbände
2–4 Wochen: vom Erstgespräch bis Bescheinigung

Quelle: EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) · z1Digital, 2026

Umsetzung

Was z1Digital für die EU-AI-Act-Umsetzung anbietet.

Drei zusammenhängende Bausteine – vom Compliance-Check über die Art.-4-Grundschulung bis zur jährlichen Auffrischung:

1
1–2 Tage Beratung
EU-AI-Act-Compliance-Check

Wir prüfen mit Ihnen: Welche KI-Anwendungen nutzen Sie heute? Welche Risikoklasse trifft zu? Wer in Ihrer Organisation ist schulungspflichtig? Welche Dokumentation müssen Sie führen? Kosten: 1.800–2.400 € netto. Mit BAFA-Förderung in Thüringen: Eigenanteil ab 360 € netto.
2

KI-Grundschulung für Mitarbeitende

Die Art.-4-konforme Schulung: 2–4 Stunden Präsenz vor Ort, max. 15 Teilnehmende pro Durchgang, konzipiert nach BeKI-Handlungsleitlinien, mit personalisierter, auditfester Teilnahmebescheinigung. Kosten: 240 €/TN für Unternehmen, 195 €/TN für Verbände. Mit ESF Plus typisch 30–50 % förderbar.
3

Folge-Schulungen und Auffrischung

Anwender-Schulungen für spezifische Tools (Microsoft Copilot, CompanyGPT), modulare Vertiefung für neue Mitarbeitende oder Abteilungen sowie eine jährliche Auffrischung über eLearning mit Zertifikat – gemeinsam mit Join entwickelt.

Mehr zu den Schulungs-Formaten: KI-Grundschulung für Unternehmen · für Verbände · Anwender-Schulung · jährliche Auffrischung.

Kostenloses Tool: Beantworten Sie drei Fragen und sehen Sie sofort, welche Pflichten der EU AI Act Ihrem Unternehmen auferlegt.

Zum EU-AI-Act-Check

Weiterführend

Weiterführend.

FAQ

EU AI Act: häufige Fragen

Gilt der EU AI Act auch für Kleinunternehmen mit 1–5 Mitarbeitenden?

Ja. Die Schulungspflicht nach Art. 4 gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch ein Solo-Selbstständiger, der ChatGPT für Kunden-Kommunikation nutzt, ist betroffen.

Müssen wir ChatGPT verbieten, um konform zu sein?

Nein. Sie müssen Mitarbeitende schulen und Verfahren dokumentieren – ChatGPT-Nutzung ist erlaubt, wenn sie kompetent und DSGVO-konform passiert. Faustregel: Mitarbeitende sollen wissen, was sie tun, und keine sensiblen Daten in fremde Tools geben. Wer DSGVO-Bedenken hat, kann auf CompanyGPT umsteigen.

Was kostet eine Schulung pro Mitarbeitenden?

240 € netto/TN für Unternehmen, 195 € netto/TN für Verbände. Bei 15 TN entspricht das ~250 €/Stunde Schulungs-Honorar – mit ESF-Plus-Förderung halbiert sich der Eigenanteil typisch.

Wir nutzen Microsoft Copilot – das hat doch eine integrierte Schulung, oder?

Microsoft bietet Onboarding-Materialien, aber keine Art.-4-konforme Grundschulung. Die EU-Verordnung verlangt einen breiteren Wissenshorizont (Funktionsweise, Risiken, Recht, Datenschutz) – das deckt Microsoft-Material nicht ab.

Wie weise ich die Schulungspflicht-Erfüllung nach?

Mit dokumentierten Schulungs-Terminen, Teilnahme-Listen, Bescheinigungen (auditfest, personalisiert) und einer schriftlichen Verfahrens-Dokumentation. z1Digital liefert das komplette Paket.

Wie schnell können wir konform sein?

Bei einer KI-Schulung für 15 Mitarbeitende: vom Erstgespräch bis zur Bescheinigung typisch 2–4 Wochen.

Welche Förderung gibt es für die Schulung?

ESF Plus (typisch 30–50 % Förderquote auf Schulungs-Kosten), Thüringer Beratungsrichtlinie (50 % auf Beratungs-Anteile), Mittelstand-Digital Zentren für kostenfreie Erstberatung. Wir machen den Antrag mit.

Was, wenn wir den Stichtag verpasst haben?

Stand 2026: viele Mittelständler haben Art. 4 noch nicht umgesetzt. Behördliche Verfolgung läuft typisch nicht „proaktiv", sondern wird durch konkrete Beanstandungen oder Audits ausgelöst. Wir empfehlen: so bald wie möglich nachholen, statt zu hoffen, dass keine Prüfung kommt.

Gilt die Verordnung auch für Kommunen und Stadtwerke?

Ja. Kommunen und Stadtwerke sind Behörden bzw. öffentliche Einrichtungen und damit ebenfalls Betreiber im Sinne der Verordnung. Hier kommt zusätzlich eine erhöhte Sorgfaltspflicht bei Hochrisiko-Anwendungen dazu (z. B. KI in der Bewerber-Auswahl).

Können wir die Schulung intern selbst machen?

Theoretisch ja – wenn ein interner Mitarbeiter die nötige Expertise hat und die Schulungs-Inhalte BeKI-konform dokumentiert sind. Praktisch zeigt sich, dass externe, akkreditierte Schulungen die Auditfestigkeit deutlich erhöhen – und mit ESF-Plus-Förderung oft günstiger sind als interne Workshops.

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Sind Sie schon Art.-4-konform?

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