„DMS“ neu gedacht
Archivierung als Teil eines dynamischen Prozesses
Wie ein flexibles Dokumentenmanagementsystem Prozesse, Archivierung und Organisation vereinen kann.
Welche Vorgänge im Büro kosten Zeit und Geld?
- aufwendige Suche nach bestimmten oder archivierten Dokumenten
- zu viele verschiedene Dokumentenversionen
- zu viele Mitarbeiter haben gleichzeitig Zugriff auf ein Dokument
- zeitintensive interne Dokumentenverteilung und-wege
- hohe Anzahl an Archivordnern
- Nachvollziehbarkeit
- Medienbrüche
- Drucken & Kopieren
- Archivierung
- kein Zugriff auf Dokumente außerhalb des Unternehmens
Wenn Sie wissen möchten wie lange Sie welche Dokumente aufbewahren müssen, dann können Sie dies in unserem Blog nachlesen.
Welche DMS-Lösungen gibt es?
Klassisches DMS
Das klassische DMS ist vor über 30 Jahren entwickelt wurden und wird heute noch oft verwendet. Hierbei wird es auf dem hausinternen Server eingesetzt und bildet die Grundlage für eine sinnvolle Datenablage mit leistungsstarker Dokumentensuche.
Vorteile:
﹢ Dokumente sind strukturiert abgelegt/archiviert
﹢ leistungsstarke Suche
﹢ Dokumentenwege sind kurz
Nachteile:
﹣ meist aufwändige Installation
﹣ lange Implementierungszeit
﹣ effektives Arbeiten mit dem System erst nach 3-6 Monaten
﹣ kein Zugriff auf Dateien unterwegs
Cloudbasiertes DMS
Das cloudbasierte DMS ist die konsequente Weiterentwicklung des klassischen DMS und wird nicht mehr auf dem eigenen Server gehostet, sondern liegt dezentral in Hochsicherheitsserverzentren. Wahlweise in der EU oder Deutschland.
Vorteile:
﹢ alle Vorteile eines klassischen DMS
﹢ Zugriff auf Dokumente von überall auf der Welt
﹢ Kosten für eigene Serverinfrastruktur und Installation etc. entfallen
Nachteile:
﹣ Zeit bis zur effektiven Anwendung ähnlich hoch
﹣ Integration in bestehende Prozesse zeitintensiv
Und jetzt stellen Sie sich ein System vor, welches keinen der oben aufgeführten Nachteile hat:
Das dynamische DMS als Teil des Prozesses
Bei einem dynamischen DMS steht nicht länger das DMS im Vordergrund, sondern der Prozess (im Büro, auf der Baustelle, im Hotel usw.). Um den Umgang mit einem solchen System zu vereinfachen, werden all diese Prozesse als Vorgänge bezeichnet.
Alle Vorgänge werden in diesem modernen System abgebildet und stellen so den gesamten Ablauf eines Prozesses digital dar. Das DMS arbeitet dabei nur noch im Hintergrund als Teil des Prozesses.
Dies bedeutet für Sie:
Sie erhalten ein DMS mit all seinen Vorzügen inklusive Archivierung und können gleichzeitig ihre gesamte Struktur einfach digitalisieren – Schritt für Schritt sind Sie innerhalb von wenigen Tagen produktiv.
Ohne aufwändige Installation oder lange Implentierungszeit. Sie können direkt nach der Integration und dem Workshop produktiv arbeiten.
Was kann ein dynamisches dms:
Wir bieten Ihnen, neben den klassischen DMS unserer Partner, eine Plattform unseres Partners „humbee“ an, welche folgende Funktionen in einer Oberfläche vereint:
✔️ DMS
✔️ Vorgangsbearbeitung (Prozesse, E-Akte, Projekte uvm.)
✔️ Archivierung
✔️ Aufgabenmanagement
✔️ Kanban Boards
✔️ Workflows (Automatisierung)
✔️ E-Mail
✔️ Mobiles Arbeiten
%
Leistung für Sie!
Welche Leistungen wir Ihnen bieten:
⇒ kostenloses Erst-Gespräch vor Ort bzw. Online per Videochat (Teams, Skype, etc.)
⇒ Prozessaufnahme und -optimierung vor Ort
⇒ Erstellung eines „schlanken“ Konzepts zur Umsetzung
⇒ Implentierung und individuelle Anpassungen mit Ihnen gemeinsam innerhalb kürzester Zeit
⇒ Workshops und Schulungen direkt nach der Implementierung für alle Mitarbeiter und Abteilungen
⇒ produktives Arbeiten innerhalb weniger Tage
Und das beste kommt zum Schluss:
Diese Leistungen sind förderfähig. Wir kümmern uns um den gesamten Antragsprozess und Sie profitieren von den Vorzügen einer Förderung.
Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder
MODUL 1:
DIGITALISIERUNGS-
STRATEGIE
ALS EINZIGES UNTERNEHMEN IN THÜRINGEN
- Entwicklung neuer oder vorhandener digitaler Geschäftsmodelle oder -prozesse
- Ziel: Bedürfnisanalyse, Machbarkeitsanalyse und Risikoabschätzung zum eigenen Digitalisierungsvorhaben
MODUL 2:
DIGITALE
GESCHÄFTSPROZESSE
- Einführung von e-Business-Software-Lösungen für Gesamt- oder Teilprozesse von Unternehmen
- Erstellung eines Versand- und Retourenmanagements, Implementierung eines elektronischen Zahlungsverfahrens, Optimierung von Logistik und Lagerhaltung
MODUL 3:
DIGITALE
MARKTERSCHLIESSUNG
- Entwicklung einer unternehmensspezifischen Online-Marketing-Strategie
- Aufbau einer professionellen Internetpräsenz zur Vermarktung
MODUL 1:
DIGITALISIERUNGS-
STRATEGIE
ALS EINZIGES UNTERNEHMEN IN THÜRINGEN
- Entwicklung neuer oder vorhandener digitaler Geschäftsmodelle oder -prozesse
- Ziel: Bedürfnisanalyse, Machbarkeitsanalyse und Risikoabschätzung zum eigenen Digitalisierungsvorhaben
MODUL 2:
DIGITALE
GESCHÄFTSPROZESSE
- Einführung von e-Business-Software-Lösungen für Gesamt- oder Teilprozesse von Unternehmen
- Erstellung eines Versand- und Retourenmanagements, Implementierung eines elektronischen Zahlungsverfahrens, Optimierung von Logistik und Lagerhaltung
MODUL 3:
DIGITALE
MARKTERSCHLIESSUNG
- Entwicklung einer unternehmensspezifischen Online-Marketing-Strategie
- Aufbau einer professionellen Internetpräsenz zur Vermarktung
Die Idee des papierlosen Büros gibt es nicht erst seit gestern. Und doch wird diese Vorstellung nicht immer im ganzen Unternehmen gelebt.
Vor allem in der Buchhaltung, mit all ihren gesetzlichen Auflagen und Vorschriften, bestehen oft noch Unsicherheiten. Dabei sichert gerade die Digitalisierung u.a. eine nachvollziehbare, vollständige sowie geordnete Buchhaltung und erfüllt somit die Voraussetzungen einer GoBD konformen Buchhaltung.
Sie möchten mehr darüber erfahren?
Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf, und lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch über Ihre Möglichkeiten und Wünsche austauschen.
Erfahre, wie du das volle Potenzial deines Unternehmens entfesseln kannst, indem du deine Geschäftsprozesse mit Process Mining dokumentierst und optimierst. Willkommen bei z1Digital, deinem Experten für effizientes & modernes Prozessmanagement!
Weg vom Bauchgefühl - Was ist Process Mining?
Process Mining ist eine innovative Technologie, die es dir ermöglicht, einen transparenten Einblick in deine Geschäftsprozesse zu erhalten. Durch die Analyse von Ereignisdaten aus IT-Systemen werden deine Prozesse visualisiert und Schwachstellen sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt. Mit Process Mining kannst du Engpässe, ineffiziente Abläufe und potenzielle Fehlerquellen identifizieren, um dein Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.
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