“DMS” neu gedacht

Archivierung als Teil eines dynamischen Prozesses

Wie ein flexibles Dokumentenmanagementsystem Prozesse, Archivierung und Organisation vereinen kann.

Welche Vorgänge im Büro kosten Zeit und Geld?
  • aufwendige Suche nach bestimmten oder archivierten Dokumenten
  • zu viele verschiedene Dokumentenversionen
  • zu viele Mitarbeiter haben gleichzeitig Zugriff auf ein Dokument
  • zeitintensive interne Dokumentenverteilung und-wege
  • hohe Anzahl an Archivordnern
  • Nachvollziehbarkeit
  • Medienbrüche
  • Drucken & Kopieren
  • Archivierung
  • kein Zugriff auf Dokumente außerhalb des Unternehmens
Welche Grundlagen gelten für die Archivierung?

Die digitale Dokumentation muss den “Grundsätzen ordnungsgemäßer DV­gestützter Buchführungssysteme” genügen.

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Welche Dokumente üssen wie lange aufbewahrt werden?

10 Jahre: 

  • Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte

6 Jahre:

  • Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente

2 Jahre: 

  • Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger

Welche DMS-Lösungen gibt es?

Klassisches DMS

 

Das klassische DMS ist vor über 30 Jahren entwickelt wurden und wird heute noch oft verwendet. Hierbei wird es auf dem hausinternen Server eingesetzt und bildet die Grundlage für eine sinnvolle Datenablage mit leistungsstarker Dokumentensuche.

Vorteile:

﹢ Dokumente sind strukturiert abgelegt/archiviert
﹢ leistungsstarke Suche
﹢ Dokumentenwege sind kurz

Nachteile:

﹣ meist aufwändige Installation
﹣ lange Implementierungszeit
﹣ effektives Arbeiten mit dem System erst nach 3-6 Monaten
﹣ kein Zugriff auf Dateien unterwegs

Cloudbasiertes DMS

 

Das cloudbasierte DMS ist die konsequente Weiterentwicklung des klassischen DMS und wird nicht mehr auf dem eigenen Server gehostet, sondern liegt dezentral in Hochsicherheitsserverzentren. Wahlweise in der EU oder Deutschland.

Vorteile:

﹢ alle Vorteile eines klassischen DMS
﹢ Zugriff auf Dokumente von überall auf der Welt
﹢ Kosten für eigene Serverinfrastruktur und Installation etc. entfallen

Nachteile:

﹣ Zeit bis zur effektiven Anwendung ähnlich hoch
﹣ Integration in bestehende Prozesse zeitintensiv

Und jetzt stellen Sie sich ein System vor, welches keinen der oben aufgeführten Nachteile hat:

Das dynamische DMS als Teil des Prozesses

 

Bei einem dynamischen DMS steht nicht länger das DMS im Vordergrund, sondern der Prozess (im Büro, auf der Baustelle, im Hotel usw.). Um den Umgang mit einem solchen System zu vereinfachen, werden all diese Prozesse als Vorgänge bezeichnet.

Alle Vorgänge werden in diesem modernen System abgebildet und stellen so den gesamten Ablauf eines Prozesses digital dar. Das DMS arbeitet dabei nur noch im Hintergrund als Teil des Prozesses.

Dies bedeutet für Sie:

Sie erhalten ein DMS mit all seinen Vorzügen inklusive Archivierung und können gleichzeitig ihre gesamte Struktur einfach digitalisieren – Schritt für Schritt sind Sie innerhalb von wenigen Tagen produktiv.

Ohne aufwändige Installation oder lange Implentierungszeit. Sie können direkt nach der Integration und dem Workshop produktiv arbeiten.

Was kann ein dynamisches dms:

 

Wir bieten Ihnen, neben den klassischen DMS unserer Partner, eine Plattform unseres Partners “humbee” an, welche folgende Funktionen in einer Oberfläche vereint:

✔️ DMS

✔️ Vorgangsbearbeitung (Prozesse, E-Akte, Projekte uvm.)

✔️ Archivierung

✔️ Aufgabenmanagement

✔️ Kanban Boards

✔️ Workflows (Automatisierung)

✔️ E-Mail

✔️ Mobiles Arbeiten

 

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Leistung für Sie!

Welche Leistungen wir Ihnen bieten:

 

⇒ kostenloses Erst-Gespräch vor Ort bzw. Online per Videochat (Teams, Skype, etc.)

⇒ Prozessaufnahme und -optimierung vor Ort

⇒ Erstellung eines “schlanken” Konzepts zur Umsetzung

⇒ Implentierung und individuelle Anpassungen mit Ihnen gemeinsam innerhalb kürzester Zeit

⇒ Workshops und Schulungen direkt nach der Implementierung für alle Mitarbeiter und Abteilungen

⇒ produktives Arbeiten innerhalb weniger Tage

Und das beste kommt zum Schluss:

Diese Leistungen sind förderfähig. Wir kümmern uns um den gesamten Antragsprozess und Sie profitieren von den Vorzügen einer Förderung.

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