Belegdigitalisierung bei Thomas Appenroth Kälteanlagenbau

Über Thomas Appenroth Kälteanlagenbau

Das Unternehmen Thomas Appenroth Montageservice besteht seit mehr als 20 Jahren, gehört zu den KMU und ist ein Familienbetrieb im Bereich der Industriemontage von Kälteanlagen. Geführt wird das Unternehmen von Herrn Thomas Appenroth. Insgesamt hat das Unternehmen 13 Angestellte. Das Unternehmen ist europaweit mit Montagedienstleistungen tätig.

Kunde: Thomas Appenroth Kälteanlagenbau

Projekt: Beratung & Umsetzung zur Optimierung der internen Prozesse, mit Schwerpunkt digitaler Belegablage

Projektzeitraum: 01.12.2020 – 31.01.2021

Das sagen unsere Kunden

Mit z1Digital konnten wir unsere gesamte Buchhaltung innerhalb weniger Tage digital, und vor allem rechtssicher abbilden. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit.

Thomas Appenroth, Geschäftsführer

Unsere Leistungen:

  • Prüfung der internen Prozesse und Aufnahme des Status Quo und der bestehenden Herausforderungen
  • Erarbeitung eines Konzepts zur digitalen Belegablage und Baustellenverwaltung
  • Konzept zur Dokumentenverwaltung und -verarbeitung in einem DMS
  • Erarbeitung von Handlungsempfehlungen zur Umsetzung der Konzepte
  • Umsetzung der Belegdigitalisierung mit humbee

Was kann sich innerhalb einer Arbeitswoche schon groß für einen Betrieb ändern? Eine ganze Menge! Gerade in Handwerksbetrieben steckt viel Potenzial für Digitalisierungsmaßnahmen, die dafür sorgen, dass sich die Mitarbeitenden auf das Wesentliche, ihr Handwerk, konzentrieren können. Beispielhaft beschreiben wir hier die Konzeptumsetzung mit unserem Kunden Thomas Appenroth Montageservice, einem Familienbetrieb im Bereich Industriemontage für Kälteanlagen.

Immer wenn wir ein Unternehmen dazu beraten, wie wir gemeinsam Prozesse digitaler und vor allem smarter gestalten können, beginnen wir mit der gemeinsamen Analyse des Ist-Zustandes. Dabei liegt es uns besonders am Herzen, bewährte Prozesse und Strukturen zu erhalten und für die Zukunft auszurichten. Ausgangslage waren bei der Dokumentenarchivierung teilweise analoge, teilweise digitale Prozesse, die dazu führten, dass Arbeitsschritte doppelt durchgeführt werden mussten. Deshalb war es unser zentrales Ziel, die umfassende, rechtssichere Ablage von Belegen und Dokumenten zu optimieren und ein individuelles Dokumentenmanagement-System (DMS) zu etablieren, das dem Unternehmen und den Mitarbeitenden Zeit und Kosten spart.

Relevante Herausforderungen waren im Unternehmen beispielswiese die nachhaltige Ablage von steuerrechtlichen Buchhaltungsunterlagen. Diese müssen zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden, was bei einer analogen Rechnungsablage mit Rechnungen auf Thermopaper unter Umständen nach dieser Zeit zu unlesbaren Problemen führen kann. Auch ein Brand oder Diebstahl kann die rechtssichere Ablage analoger Dokumente gefährden. Unsere Lösung ist hier die digitale Archivierung der Dokumente in einer datenschutzkonformen Cloud. Dies gewährt nicht nur die nötige Sicherheit, sondern spart auch wertvolle Zeit. Ein Beispiel hierfür ist die Übermittlung der Daten an das eigene Steuerbüro, die anders als bisher ganz ohne Wegerisiko oder zusätzliche Kosten erfolgen kann.

Ebenso gehört das aufwändige, händische Führen eines Kassenbuchs für unseren Kunden nun der Vergangenheit an. Durch die Umstellung können, die bereits oft anderweitig erfassten Belege ganz einfach auch ins Kassenbuch eingepflegt werden. Natürlich gibt es auch an ein digitales Kassenbuch gewisse Anforderungen bezüglich der Ordnungsmäßigkeit, sodass wir die passende Lösung sorgfältig zusammen mit unseren Kunden ausgewählt haben.

Nicht zuletzt profitiert auch die interne Kommunikation in Unternehmen von einem smarten DMS. Im konkreten Fall unseres Kunden mussten Mitarbeitende auf Montage bislang Belege per Postweg an die Zentrale senden. Nun ist dies bequem per Smartphone möglich und die Mitarbeitenden in der Zentrale können die abfotografierten Belege direkt weiterverarbeiten.

Das ehemals physische Kanban Board zur Mitarbeitereinsatzplanung wurde ebenfalls für alle in der Cloud verfügbar gemacht, sodass die Mitarbeitenden jederzeit über den aktuellen Stand der Planung informiert sind.

Wenn Sie als Handwerksbetrieb vor ähnlichen Herausforderungen stehen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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