Jeder kennt sie, niemand liebt sie: die Wand mit Ordnern aus den letzten 10 Jahren, um der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen. Für die meisten UnternehmerInnen fallen die Themen Buchhaltung und Steuern vermutlich eher in die Kategorie der lästigen Notwendigkeiten als in die der Lieblingsthemen. Zumindest von unseren Kunden wissen wir, dass das Thema Belege oft Bauchschmerzen auslöst, vor allem wenn sich in den Ordnern viele unbeständige Kassenbons auf Thermopapier befinden und demnächst eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ansteht.
Gegen die Aufbewahrungsfristen kann man sich nicht wehren, wohl aber gegen ausgeblichene Belege. Dazu aber gleich mehr. Allgemein sind zur Buchführung Verpflichtete und Kaufleute im Besonderen dazu angehalten, Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger über zwei Jahre vorzuhalten; Handelsbriefe, Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente über sechs Jahre aufzubewahren und Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte über zehn Jahre zu archivieren. In der Summe ergibt das mindestens die eingangs beschriebene Ordnerwand.
WELCHE GRUNDLAGEN GELTEN FÜR DIE ARCHIVIERUNG von BELEGEN?
Die digitale Dokumentation muss den “Grundsätzen ordnungsgemäßer DVgestützter Buchführungssysteme” genügen.
Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.
Welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden?
10 Jahre:
- Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte
6 Jahre:
- Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente
2 Jahre:
- Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger
Diese Vielzahl an Ordnern lässt sich nur mühsam durchsuchen und verblichene Belege können zu ernsthaften Problemen führen. Viele unserer Kunden suchen daher genau hierfür eine praktischere Lösung, die den rechtlichen Erfordernissen genügt und einen nachts besser schlafen lässt. In diesem Fall heißt unsere Lösung DMS, kurz für Dokumentenmanagementsystem. Ein zugegebenermaßen recht langes Wort; doch die Arbeitszeit, die einem die dahinterstehende Anwendung abnimmt, ist noch bedeutend länger. Zusammengefasst stellt ein DMS die Grundlage einer digitalen Dokumentenablage dar, wodurch nicht nur Belege dauerhaft gut lesbar digitalisiert werden können, sondern der gesamte Dokumentations- und Aufbewahrungsvorgang vollständig abgebildet werden kann.
Prozesse können mit einem DMS mindestens teilautomatisiert werden und Ihnen durch Vorgaben das Abarbeiten deutlich erleichtern. Die rechtlichen Rahmenbedingungen halten Sie dann ganz nebenbei auch ein und der nächste Finanzprüfer ist gleich viel besser gestimmt, wenn er die Daten standardisiert und gut lesbar bei Ihnen vorfindet.
Wenn Sie das Thema rechtssichere, GOBD konforme Archivierung aktuell umtreibt, nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir haben schon vielen kleinen Unternehmen dabei geholfen ihre Ordnerwand zu digitalisieren und unterstützen auch Sie gerne bei diesem Unterfangen.
