UNSER KUNDE
Das Bildungswerk der Vereinten Dienstleistungsgewerkschaft (kurz: ver.di) Thüringen e.V., ist ein gemeinnütziger Verein, der Bildungsangebote auf dem Gebiet der Erwachsenenbildung in Thüringen anbietet.
Kunde: Bildungswerk ver.di Thüringen e.V.
Projekt: Schnittstellenschaffung einer digitalen Plattform zur WordPress-Website
Projektzeitraum: Dezember 2021 – März 2022
DAS PROJEKT
Stellen Sie sich vor Sie haben über 200 Seminarangebote über die Sie auf Ihrer Website ausführlich informieren. Jedes Angebot erhält auf der Website eine eigene Landingpage mit einer Beschreibung, dem Datum, einem Ablaufplan und der Möglichkeit zur Anmeldung. Und jetzt stellen Sie sich vor, dass Sie das händisch auf Ihrer Website einpflegen. – 200 mal!
In diesem Zusammenhang hat ver.di die z1Digital GbR beauftragt die Seminarangebote auf deren Website entsprechend einfach strukturiert darzustellen und vor allem den administrativen Aufwand so unkompliziert und einfach zu halten wie nur möglich.
UNSER VORGEHEN
Da kein Auftraggeber wie der andere ist und es nie eine Lösung gibt, die wie eine Schablone auf alle Auftraggeber passt, arbeiten wir immer gemeinsam mit dem Kunden, um eine individuelle Lösung zu erarbeiten.
Im ersten Schritt haben wir uns zusammen den Aufbau der einzelnen Seminarseiten angesehen sowie auf Logik geprüft. Dabei ist relativ schnell aufgefallen wie hoch der administrative Aufwand für die Mitarbeiter ist. Für jedes Seminar wird eine neue Landingpage im WordPress angelegt, neue Daten werden händisch eingefügt und für die Masse zugänglich gemacht. Das wiederrum erfordert ein gewisses WordPress Know-How, das gar nicht alle Mitarbeiter mitbringen können.
Schnell war klar, dass es eine automatische, digitale und smartere Lösung geben muss.
Bereits zuvor wurde hier eine digitale Plattform implementiert. Mit der Nutzung ist allerdings aufgefallen, dass diese Plattform nicht passgenau konfiguriert war, da eine intensive Beratung und Aufnahme des Ist-Zustandes nicht erfolgte. Somit gingen der Fokus auf Komplexität und vor allem Effektivität verloren.
Daher ist es uns besonders wichtig gewesen den Ist-Zustand genaustens zu analysieren und die Zielstellung zu definieren. Erst danach entwickeln wir ein passgenaues Konzept. Mit der digitalen Plattform humbee im Hintergrund konnten wir eine ideale Lösung schaffen und somit eine Struktur entwickeln, die für jeden Mitarbeiter umsetzbar ist. Dabei ist eine Schnittstelle von humbee zu WordPress von uns geschaffen worden, die es ermöglicht, dass die Daten aus humbee automatisiert auf der WordPress-Seite eingefügt werden. Der große Vorteil liegt auf der Hand: Nur noch die Datenbank muss gepflegt werden. Die Landingpage im WordPress wird automatisch angelegt.
DIE DIGITALE LÖSUNG – Humbee
Humbee ist eine cloudbasierte Plattform, die kollaboratives arbeiten ermöglicht und alle nötigen Informationen an einem Ort für eine definierte Gruppe von Mitarbeitern zugänglich macht. Somit sind Vorgangsbearbeitung, Aufgabenmanagement, E-Mails und Workflows in humbee miteinander verknüpft. Die Struktur von humbee ist frei konfigurierbar und kann somit individuell angepasst werden. Durch die übersichtliche Struktur kann humbee schnell und unkompliziert in jedes Unternehmen integriert werden.
DAS ERGEBNIS
Nachdem wir humbee entsprechend konfiguriert haben, konnten wir die Lösung allen Mitarbeitern vorstellen. Nachdem es bereits schon Enttäuschungen über die frühere, nicht komfortablere digitale Lösung gab, war es uns ein besonderes Anliegen jeden Schritt in der Datenbank mit den Mitarbeitern live zu testen, um auf eventuelle Fragen oder Zweifel eingehen zu können. Die Mitarbeiter konnten und sollten auch jederzeit Wünsche über Änderungen einbringen. Somit ist der Wunsch aufgekommen, dass getätigte Anmeldungen auf der Website direkt in der Datenbank einlaufen. Somit hat man für jedes Seminar eine Übersicht der vergebenen Plätze sowie der Teilnehmerinformationen.
Die Freude und das Einsehen, dass diese digitale Lösung schnell und einfach umsetzbar war, sie funktioniert und somit die ersehnte administrative Entlastung bringt, haben auch die anderen Mitarbeiter überzeugt. Somit wurde das System offiziell implementiert und jeder Mitarbeiter kann, unabhängig davon ob WordPress-Know-How besteht, ein Seminar anlegen und pflegen.
